La contabilidad comercial se encarga del estudio y control del patrimonio dentro de las empresas comerciales, tiene un enfoque especial en los movimientos de las compras y ventas de la mercancía utilizando diferentes técnicas que brindan información para posteriormente realizar la toma de decisiones.
Entendiéndolo de otra manera la contabilidad comercial se encarga de controlar los activos de la empresa y realizar el análisis de estos.
✅ Objetivo de la contabilidad comercial
El objetivo de este tipo de contabilidad es revisar los estados financieros, el flujo de caja, ayudar en la planificación tributaria y financiera, revisar las nóminas, analizar los activos y pasivos de la empresa entre otras funciones.
En lo que se diferencia la contabilidad comercial es que registra los hechos administrativos que tienen relación con:
Stock de las mercancías.
Rebajas y descuentos en los productos.
Devolución de mercancías.
Compra y venta de bienes.
Impuestos a las ventas.
Así que cualquier empresa que realice este tipo de actividades debe de considerar importante el uso de la contabilidad comercial.
✅ Características de la contabilidad comercial
Dentro de las empresas es importante prestar atención a dos factores que pueden llegar a generar afectaciones, estos son el costo de almacenamiento del inventario y el costo de la distribución ya que también pueden llegar a repercutir en el precio del producto.
Es por esto que la contabilidad comercial revisa cada uno de estos detalles y regula de forma adecuada los movimientos de las mercancías, Identificando oportunidades de reducción de costos y eficiencia en el inventario.
✅ Campo de aplicación de la contabilidad comercial
El campo de aplicación de la contabilidad comercial es muy amplio ya que funciona muy bien en las empresas que tienen una diversa oportunidad comercial, al igual que aquellas empresas que son pequeñas, ya que ambas pueden tener beneficios y optimizar sus procesos de negocio.
Sin embargo, el alcance de la contabilidad comercial no aplica para ningún tipo de proceso productivo.
✅ Importancia de la contabilidad comercial
Si bien permite realizar un análisis detallado de los activos y movimientos de las mercancías en la empresa también permite que se genere información sobre el pago de los impuestos, cálculo de nóminas, la gestión financiera fiscal y empresarial como un conjunto de la empresa.
Este es un tipo de sociedad que es muy conocido por las siglas S.A es uno de los tipos de sociedades que operan en Colombia y se caracteriza porque puede comerciar con el capital y con sus acciones en el mercado de valores.
Este tipo de sociedades está regulado en el marco legal colombiano en el artículo 373 del Código de Comercio. Allí mismo se establecen las responsabilidades y requisitos necesarios para que se cumpla con este tipo de sociedad.
El número mínimo de socios para crear una sociedad anónima es de 5 personas, sin embargo, no tiene un límite para la cantidad de socios.
✅ Capital de este tipo de sociedad
El capital de este tipo de sociedades está conformado por las acciones que se pueden llegar a negociar en el mercado de valores.
Capital autorizado: Este hace referencia al capital máximo que puede llegar a tener la organización y se establece por los estatutos.
Capital suscrito: Del total del capital autorizado, los socios se deben comprometer a aportar una parte al ser un tipo de sociedad anónima el mínimo mínimo debe ser el 50% del capital autorizado, puesto que esto está estipulado en el artículo 376 del Código de Comercio.
Capital pagado: Al momento de crear la empresa los socios deben pagar una parte de lo que establecieron al capital suscrito, El capital pagado no puede ser inferior a la tercera parte del capital suscrito.
✅ Requisitos de este tipo de sociedad
La creación de este tipo de sociedad anónima debe ser por medio de una escritura pública adicionalmente debe estar suscrito al registro mercantil en la cámara de comercio, en donde se establezca su sede principal y las sucursales si es el caso.
Los datos que debe tener la escritura pública para este tipo de sociedad son:
Domicilio social.
Capital social.
Tiempo de duración de la sociedad.
Causales de disolución en el caso que haya una disolución.
Nombres y apellidos de los accionistas.
Y un objeto social determinado.
Recuerda que este tipo de sociedad debe tener las siglas S.A al final, si no se llega a cumplir con este requisito la responsabilidad de los socios pasará a ser una sociedad solidaria.
✅ Responsabilidad de los socios
Los socios de este tipo de sociedad anónima deben responder por el monto que aportaron siempre y cuando la sociedad haya sido constituida de forma correcta.
✅ Derechos de los socios de una sociedad anónima
El socio que tiene una acción o acciones en la sociedad anónima tiene derecho a:
Derecho a opinar y dar un voto en la asamblea general de accionistas para la toma de decisiones.
Tendrá parte de las utilidades de acuerdo a lo establecido en los estatutos.
Tendrá la posibilidad de vender sus acciones si lo desea, a no ser que tenga un derecho de preferencia a favor de la sociedad anónima.
Puede consultar y revisar documentos financieros de la sociedad, esto en un periodo de 15 días hábiles anteriores a la siguiente reunión de asamblea general de accionistas.
Recibir el monto de los activos correspondientes a sus acciones una vez se liquide la empresa y cuando la organización haya pagado cada una de las deudas que tenga.
✅ Asamblea general de accionistas
La máxima autoridad en este tipo de sociedades y toma de decisiones administrativas es la asamblea general de accionistas ya que se considera el máximo órgano administrativo y se van a ir realizando las reuniones a medida del quórum de los socios.
Funciones de la asamblea general
De acuerdo al Código Sustantivo del Trabajo en el artículo 420 en donde se establecen las funciones que tiene este tipo de asamblea:
Establece las reservas dispuestas en el marco legal consideradas como reservas legales.
Establecer el valor de los dividendos al igual que cuando se paga y la manera en que se paga.
Vigilar y tomar decisiones frente a los administrativos de la empresa.
Tienen el poder de renovar o cambiar el personal de la empresa de acuerdo a lo que se requiera.
Establecer las acciones necesarias para que la empresa progrese.
Y todas las demás funciones establecidas en los estatutos y contempladas por la ley colombiana.
Reuniones de la asamblea general
No hay fechas estipuladas ya que las reuniones se pueden realizar cuantas veces sean necesarias por los accionistas de acuerdo al Código de Comercio en el artículo 422 hay dos tipos de reuniones las cuales son ordinarias y extraordinarias.
A manera general si es necesario que se realice por lo menos una reunión ordinaria al año la cual debe estar estipulado en los estatutos.
En la reunión ordinaria suele tratar temas como:
Nombrar nuevos directivos.
Revisar las cuentas y el balance general de la empresa.
Evaluar la dirección en la que va la empresa.
Establecer la distribución de utilidades.
En cuanto a las reuniones de carácter extraordinario, se realizan las reuniones cuando sucede un evento imprevisto o de carácter urgente este tipo de reuniones pueden ser convocadas por:
Revisor fiscal.
La superintendencia de sociedades.
La junta directiva de la sociedad anónima.
El representante legal.
✅ Junta directiva de la sociedad anónima
Por obligación las sociedades anónimas deben de contar con una junta directiva la cual debe estar conformada con un mínimo de 3 personas, estas personas deben de tener suplentes en el caso que no puedan asistir a las reuniones.
Para poder ser parte de la junta directiva se considera cierta restricción la cual es entre las personas no puede haber algún parentesco, tercer grado de consanguinidad o primero civil, a excepción de las sociedades familiares.
Funciones de la junta
Las funciones de la junta directiva estarán establecidas en los estatutos, en el caso que no estén establecidos allí está junta tendrá la facultad de realizar contratos que se encuentren dentro del objeto social de la empresa.
✅ Representante legal de la sociedad anónima
Es necesario que este tipo de sociedad cuente con un representante legal el cual va a ser nombrado por la junta directiva y la asamblea general de accionistas, esto depende de lo establecido en los estatutos.
Una vez este nombrado el representante legal debe realizarse el registro mercantil, si se va a remover a la persona del cargo de representante legal es necesario remover lo del registro mercantil y el que toma esa decisión de cambiar el representante legal es la junta directiva o la asamblea general de accionistas.
✅ Acciones en la S.A
Una de las características de este tipo de acciones es que se puede vender o negociar de manera directa en el mercado de valores sin tener alguna restricción, adicionalmente este tipo acciones no se puede dividir esto quiere decir que si una acción tiene más de un dueño, sólo uno de ellos puede recibir los beneficios de esa acción.
✅ Dividendos en la S.A
El pago de los dividendos dependerá de la participación de cada uno de los accionistas de la empresa, esto debe ser aprobado en la asamblea general de acuerdo a los estados financieros y finalmente debe ser calculado a partir de las reservas legales y provisiones de los impuestos.
Nota: Y el pago de los dividendos se puede llevar a cabo en efectivo o por medio de nuevas acciones.
Este tipo de sociedad está reglamentada en la legislación colombiana bajo el código de comercio colombiano en el artículo 353 al 372, el nombre hace referencia a que existe cierto tipo de limitación con el monto que pueden realizar los socios al momento de realizar o constituir una sociedad mercantil.
La sociedad limitada hace referencia a que cuando la sociedad creada no pueda hacer frente a sus obligaciones o deudas los socios no deban cancelar estas deudas con su capital personal y por el contrario sólo deben responder por el capital que aportaron a la sociedad. Sin embargo, hay una excepción y es cuando hay deudas por impuestos bajo este parámetro si deben responder en todo momento.
✅ Características de esta sociedad
Para que se cumpla con una sociedad limitada debe de ceñirse a las siguientes características:
Razón social
En cuanto a la razón social es un factor muy importante ya que si no se cumple con lo establecido en el código de comercio esta sociedad limitada pasará a ser una sociedad ilimitada y solidaria, es por ello que debe añadirse a la razón social las siglas Ltda, al finalizar, con esto se especifica que tipo de sociedad mercantil es.
Cantidad de socios
De acuerdo al código de comercio este tipo de sociedad puede tener un máximo de 25 socios en total, aunque no está un mínimo de socios es importante aclarar que varios expertos consideran que el mínimo son 2 socios.
Capital social
En el caso de este tipo de sociedad el capital se divide por cuotas de mismo valor con base al capital pagado al momento de constituir la sociedad y por otro lado no existe un plazo para suscribir o pagar el capital cosa que sí sucede con las demás sociedades mercantiles.
Reserva legal
Este tipo de sociedad debe tener una reserva legal, la cual se va a calcular a partir de las utilidades netas contables generadas por la sociedad limitada, a este valor se le multiplica el 10% tal cual lo establece la ley.
Administración y representación
Este tipo de sociedad debe contar con una junta de socios o puede llegar a delegar esta función a un administrador, sin embargo, el máximo órgano administrador debe ser la junta de socios además la estructura directiva de la sociedad queda a voluntad de los socios.
✅ Crear una sociedad limitada
Para crear este tipo de sociedad es importante que se constituya ante un notario por medio de una escritura pública, adicionalmente es obligatorio la inscripción en el registro mercantil ante la Cámara de Comercio.
Este es un documento que debe de entregar el empleador al empleado anualmente, en donde se especifica cada uno de los pagos que realizó esté al empleado por las labores realizadas incluyendo todos los conceptos legales.
La DIAN por medio del formulario identificado con el número 220, hizo que se facilitará el cumplimiento de los empleadores con respecto a esta obligación.
Ten presente que este documento lo diligencia el empleador es por este motivo que no lo puedes consultar en internet, más abajo en este artículo te anexamos un formulario 2020 para que lo puedas descargar.
✅ ¿Cómo diligenciar el formulario?
En este formulario se te solicitará una serie de información que debe llenar el empleador, ten presente que este formulario cuenta con 78 renglones y que adicionalmente todas las cifras se deben de aproximar al múltiplo de 1.000 más cercano.
✅ Parte del empleador
En el apartado “retenedor” el empleador debe de diligenciar toda la información correspondiente a la empresa y en el apartado “trabajador” los datos del empleado.
Para el periodo de certificación se debe tener en cuenta desde el inicio de las labores hasta la fecha que solicite el empleado o en la mayoría de los casos hasta el 30 de diciembre del año pasado.
En el apartado “concepto de los ingresos” el empleador debe colocar cada uno de los pagos que ha realizado al empleado de acuerdo a los conceptos estipulados allí.
El apartado “concepto de los aportes” el empleador se encarga de registrar los valores que pagó a cada una de las entidades.
Finalmente en el renglón 55 se debe de colocar las retenciones que se le han realizado al empleado si no hay ninguna retención, la casilla se deja en blanco.
Por parte del empleado o pensionado
En este apartado el empleado o pensionado se debe encargar de llenar estos datos, adicionalmente en el apartado otros ingresos el empleado o pensionado debe de especificar cada uno de los bienes que posee con su respectivo valor al igual que las deudas.
A continuación te dejamos el formulario 220 para el año 2020.
Si bien hay organizaciones que son muy rentables es importante que las organizaciones revisen de manera correcta sus utilidades prestando mucha atención a su efectivo, saldo de cuentas bancarias y saldos en las cajas ya que en algún momento se puede presentar una situación de liquidez es por ello que se han diseñado unos indicadores que permitan evidenciar este fenómeno.
A manera simple de ver cuando una empresa no tiene los medios financieros para pagar sus facturas a un largo, corto o mediano tiempo va a enfrentarse a una crisis financiera.
✅ Los indicadores de liquidez
Estos indicadores lo que buscan es que se pueda evidenciar de manera fácil y sencilla la capacidad financiera de la empresa para pagar sus cuentas sea en el corto, mediano o largo plazo para asi evitar una crisis financiera. Para ello hay diferentes indicadores y a continuación te vamos a mostrar algunos de ellos:
Razón corriente
Este es un indicador que se utiliza para identificar cuantos activos se poseen para saldar el total de las deudas que sean a corto plazo, la fórmula es:
Cuando se tiene un valor elevado en el resultado significa que se tienen suficientes activos para responder a las deudas, el valor óptimo es de 1.5.
Prueba ácida
En este caso no se contemplan los activos presentes en los inventarios considerando así sólo los activos de fácil conversión que sirven para respaldar las deudas u obligaciones en el corto plazo, la fórmula es:
Este indicador hace referencia a la cantidad de activos que quedan después de saldar las deudas a corto plazo que tiene la organización, hay que reconocer que este indicador es de los más importantes para conocer la liquidez, la fórmula es:
Capital de trabajo = Activo corriente – Pasivo corriente.
Rotación de inventario
Este sirve para determinar cuánto dura los inventarios antes de que sean vendidos, es por ello que si se tiene un valor alto hará referencia de que es un mal indicio para el ciclo de efectivo y por ende para liquidez de la organización, la fórmula es:
Rotación de inventario = Costo de mercancías vendidas / Promedio de inventarios.
Rotación de cuentas por cobrar
Por otro lado la rotación de cuentas por cobrar hace referencia al número de días que tardan las cuentas por cobrar en convertirse en efectivo, está determinado por las políticas de cobro de la organización, la fórmula es:
Rotación de cuentas por cobrar = Ventas a crédito / Promedio de cuentas por cobrar.
✅ Indicadores de liquidez y el ciclo de efectivo
Para comprender de forma correcta cada uno de los indicadores anteriormente mencionados es importante entender cómo funciona el efectivo en una empresa es por ello que primero debemos analizar el ciclo operativo de flujo de caja de una empresa de la siguiente forma:
El ingreso de dinero de la empresa se debe a causa de las ventas o prestación de servicios de la empresa, que posteriormente se convierten en efectivo, hay algunas cuentas que no se cobran de inmediato y se les conoce como “cuentas por cobrar” las cuales hacen referencia al saldo a pagar por parte de los clientes.
Los elementos que influyen de forma directa los niveles de efectivo de la empresa son las políticas de pago a los proveedores y la eficiencia en el cobro, otros elementos importantes son los inventarios, las materias primas y bienes de la empresa.
Recuerda que entre más pasa el tiempo y los inventarios no se conviertan en efectivo más esfuerzo debe realizar el flujo de caja de la empresa para que funcione sin que se estén vendiendo los productos.
Este plan es un listado en el cual se encuentran las cuentas contables con su respectiva clasificación y numeración, es con base a este documento con el cual los profesionales y encargados de la parte contable pueden realizar sus registros contables.
Lo que busca el PUC es que la información contable de una empresa se presente de forma organizada y uniforme con lo cual se facilita su comprensión, control y vigilancia de estos registros.
Dentro del marco legal colombiano el PUC está contemplado en el decreto 2650 del año 1993.
✅ Consulta virtual del PUC
A continuación te dejamos el link en dónde puedes ingresar al listado del PUC y dónde puedes realizar la consulta de las cuentas.
Las cuentas contables tienen diferentes niveles para realizar la consulta a continuación te mostramos cuáles son estos niveles:
Clase: El primer dígito.
Grupo: Los dos primeros dígitos.
Cuenta: Los 4 primeros dígitos.
Subcuenta: Los 6 primeros dígitos.
✅ Clases del PUC
Así como hay niveles en el plan único de cuentas también existen las diferentes clases que a continuación te vamos a mostrar:
Activo.
Pasivo.
Patrimonio.
Ingresos.
Gastos.
Costos de ventas.
Costos de producción y operación.
Cuentas de orden deudoras.
Cuentas de orden acreedoras.
Adicionalmente las tres primeras clases son las cuentas de balance, de la cuenta 4 a la cuenta 7 son las conocidas cuentas de resultado y para terminar la cuenta 8 y 9 se conocen como cuentas de orden.
Como el nombre lo indica las cuentas de balance hacen referencia a revisar el balance general en el campo contable mientras que las cuentas de resultado es en donde se muestran las pérdidas o ganancias de la empresa.
✅ Naturaleza del PUC
Cada una de las cuentas anteriores posee una naturaleza es por esto que te vamos a mostrar la naturaleza de estas:
Activo: Débito.
Pasivo: Crédito.
Patrimonio: Crédito.
Ingresos: Crédito.
Gastos: Débito.
Costos de ventas: Débito.
Costos de producción y operación: Débito.
Cuentas de orden deudoras: Crédito.
Cuentas de orden acreedoras: Débito.
La función de establecer la naturaleza de las cuentas es que ayudan a la ecuación patrimonial puesto que permiten que se presente de forma armónica al momento de realizar las operaciones contables.
✅ En caso que no exista la cuenta
Es muy común en las organizaciones el utilizar cuentas que no están dentro del PUC ya que las empresas buscan mantener un nivel más alto de orden y control, es por esto que para aquellas cuentas que no se encuentran contempladas en el plan único de cuentas se les denomina cuentas auxiliares y se les incorpora el dígito 7.
La cuenta de cobro es un documento mediante el cual una persona emite a otra persona u organización con el objeto de realizar una solicitud para que se cancele el valor adeudado por realizar una labor o trabajo.
Ten presente que este documento no es válido como soporte ante la DIAN es así como una persona que recibe una cuenta de cobro debe de realizar adicionalmente un documento de soporte frente a la DIAN.
Recuerda que la cuenta de cobro está reglamentado en la legislación colombiana por el código civil en el artículo 666.
✅ Recuerda
Ten muy presente que la cuenta de cobro no sirve como un documento mediante el cual puedas solicitar de manera judicial el cobro por alguna labor, para ello es necesario que tengas otros documentos legales como es el caso de contratos o facturas de venta.
✅ ¿Cómo hacer que la cuenta de cobro sea válida?
Cómo se dijo anteriormente la cuenta de cobro no es un documento que tiene validez a nivel jurídico frente a las entidades, para ello es necesario que este documento esté acompañado de otros documentos que sí tengan esa facultad y que además estén contempladas las características del artículo 771-2 del Estatuto Tributario.
Un documento que te puede llegar a servir para acompañar la cuenta de cobro es el documento del RUT.
✅ Hacer una cuenta de cobro
Para poder realizar una cuenta de cobro no es necesario que cuentes con una estructura generalizada, sin embargo, es importante que se contemple los siguientes aspectos:
El valor del trabajo o labor realizado.
El contratista y su respectiva identificación.
El título que lo identifique como una cuenta de cobro.
La empresa contratante.
Una breve descripción de los trabajos realizados.
Los datos del contratista y su respectiva firma.
✅ Formato de cuenta de cobro
A continuación te mostramos una plantilla con la cual puedes realizar tu cuenta de cobro, recuerda realizar las modificaciones que consideres pertinentes de acuerdo a tu caso.
El concepto de sanción mínima hace referencia al valor que se fija anualmente para establecer el monto bajo el cual cualquier sanción en el ámbito tributario no puede ser inferior.
La sanción mínima tributaria no puede ser inferior a 10 UVT, esto para estar en concordancia con el artículo 639 del Estatuto Tributario, es así como cualquier incumplimiento o inconsistencia que se genere por una persona al momento de sus declaraciones no puede llegar a ser liquidada por debajo de este monto.
✅ La sanción mínima tributaria para el año 2021
De acuerdo a la resolución 000111 del 17 de septiembre del 2020 el costo de la sanción mínima para el año 2021 se fijó en $36.308.
✅ Momentos en los que aplica esta sanción
A continuación te mostramos un listado de los motivos bajo los cuales se puede llegar a pagar esta sanción:
Sanción por no enviar información.
Sanción por corrección aritmética.
Sanción por devolución o compensación improcedente.
Sanción por facturación.
Sanción por corrección.
Sanción por extemporaneidad.
Entre otros casos.
✅ Casos en los que no aplica
Hay algunas excepciones en las que no se aplica la sanción mínima tributaria esto también está contemplado en el inciso 2 del artículo 639 del Estatuto Tributario. Algunos de estos son por ejemplo inscripción o actualización tardía en el RUT, intereses de mora, presentación extemporánea de las declaraciones de entidades financieras y sanciones resultantes del monotributo.
Para estos casos la sanción corresponde a la operación corriente.
✅ Gradualidad de la sanción
En el caso que el contribuyente no tenga antecedentes por reincidir en sanciones puede llegar a obtener hasta una reducción del 50% en la sanción tributaria, sin embargo, este descuento no se le puede aplicar a la sanción mínima tributaria.
De manera teórica la depreciación hace referencia a aquellos activos que pierden valor de acuerdo al uso que se les da, esto se calcula por medio de la contabilidad, siguiendo algunos parámetros en el marco de la ley. Un ejemplo de depreciación es cuando una empresa tiene un vehículo y empieza a utilizar ese vehículo a medida que pasa el tiempo el valor económico de ese automóvil va a disminuir.
La depreciación hace que la contabilidad sea más precisa con la información ya que no es fácil deducir el desgaste que tiene un activo, sin embargo, es importante aclarar que no todos los activos pierden su vida útil al mismo ritmo.
✅ Activos: Vida útil
La depreciación influye de manera directa en la vida útil de un activo puesto que de acuerdo a la depreciación que tenga ese activo va a perder la capacidad de ingresos y en algún momento los beneficios por ese activo van a ser nulos.
✅ Tasa de depreciación
Para aquellas personas que declaran renta del contribuyente es importante que calculen la depreciación puesto que se les puede descontar de esa declaración de renta. Para ello es importante que se tengan en cuenta dos aspectos importantes:
Primero que la contabilidad se debe seguir de acuerdo a los estándares internacionales de la NIIF, asimismo se establece que la vida útil de un activo debe ser igual al tiempo en el cual la empresa se va a ver beneficiada económicamente por parte de este, por ende no hay una fecha establecida o tasa para determinar la vida útil de un activo.
Con base a lo que se comentó anteriormente en materia fiscal, no se puede dejar que el contribuyente sea el que establezca la vida útil de un activo puesto que esto puede no ajustarse a la realidad económica es por ello que el Estatuto Tributario reguló la tasa anual máxima en el artículo 137.
Es así como las empresas pueden decidir cuál será la vida útil de un activo dentro de sus políticas contables, sin embargo, para establecer la depreciación fiscal es necesario seguir el límite anual correspondiente a la siguiente tabla consagrada en el artículo 137 del Estatuto Tributario:
Bienes a depreciar
Tasa de depreciación anual (%)
Construcciones y edificaciones
2.22
Acueducto, planta y redes
2.50
Vías de comunicación
3.33
Flota y equipo aéreo
5.00
Flota y equipo férreo
6.67
Flota y equipo fluvial
10.00
Armamento y equipo de vigilancia
10.00
Equipo eléctrico
10.00
Flota y equipo de transporte
10.00
Maquinaria y equipos
10.00
Muebles
10.00
Equipo médico y científico
12.50
Envases, empaques
20.00
Equipo de computación
20.00
Redes de procesamiento de datos
20.00
Equipo de comunicación
20.00
✅ ¿Cómo realizar el cálculo de la depreciación?
Actualmente se encuentran diferentes métodos para establecer la depreciación, sin embargo, uno de los más empleados es el método de línea recta el cual se calcula de acuerdo a la siguiente fórmula:
Son instrumentos mediante los cuales se registran las actividades económicas de una organización sirve como prueba o comprobante de los movimientos financieros, al igual que la contabilidad de la empresa. Su función es que permiten guardar esta información para que puedan ser revisados por las auditorías internas como externas en dado caso que sea requerido por estas.
Adicionalmente permite realizar una gestión correcta de la parte financiera de la organización entendiendo así la empresa y cada uno de los elementos que la conforman, para que se tenga un entorno financiero estable.
✅ ¿Qué son estos documentos?
Los documentos contables se emplean como base contable de la empresa adicionalmente permite guardar algunos registros que se deben tener de manera obligatoria y finalmente contienen los movimientos financieros de la organización, estos documentos se utilizan para el cálculo de las obligaciones.
Estos son documentos supremamente delicados puesto que para su correcta función deben estar en perfecto estado no pueden tener tachones ni enmendaduras en el caso que ocurra debe reemplazarse ese archivo por uno completamente nuevo en perfecto estado.
Te recomendamos que mantengas estos documentos guardados en un lugar seguro y adicionalmente en orden de fechas.
✅ Características de estos documentos
A continuación te mostramos porqué se caracterizan estos documentos contables:
Contribuyen en el cálculo de los ingresos, gastos y patrimonio.
Sirven como respaldo en las transacciones económicas que realiza la organización.
Permite revisar los movimientos de bienes.
Sirven como soporte de información financiera.
Adicionalmente permiten un control interno y externo de la empresa.
✅ Tipos de documentos contables
Hay dos clases principales de documentos contables unos se denominan comprobantes internos y otros comprobantes externos.
Comprobantes internos
Son aquellos documentos que la organización realiza para su propio uso o para terceros, dentro de estos se encuentran algunos como:
Vales.
Presupuestos.
Recibos de caja.
Facturas de ventas.
Notas crédito y débito.
Cheques.
Documentos equivalentes.
Y finalmente comprobantes de egresos.
Comprobantes externos
Por otro lado en este caso son aquellos documentos que la empresa recibe por parte de terceros, dentro de estos se encuentran algunos como:
Notas de contabilidad.
Cheques.
Comprobantes de devolución.
Recibos de pago y facturas de compra.
Letras de cambio.
Los desprendibles de las consignaciones.
Es importante aclarar que algunos documentos están en ambas categorías, sin embargo, se diferencian en que unos son expedidos por la empresa y otros son recibidos por la empresa.
✅ Documentos sin fines contables
Hay algunos documentos que puede recibir la organización que no se consideran como documentos contables algunos de estos pueden ser por ejemplo la correspondencia o documentación con fines informativos.
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