La liquidación de la nómina hace referencia al procedimiento mediante el cual se calcula el valor a pagar por parte del empleador a sus empleados incluyendo sus respectivos descuentos y otros pagos que ocurren al contratar a una persona por medio de un contrato laboral.
En el presente artículo te mostraremos el paso a paso para poder liquidar la nómina bajo la legislación colombiana, adicionalmente puedes encontrar un formato en Excel con el cual puedes calcular la liquidación de nómina.
✅ Conceptos claves para liquidar la nómina
Para poder realizar la liquidación de la nómina de forma efectiva es importante que conozcas algunos términos, los cuales te vamos a mostrar a continuación.
Devengado de empleado
Este término hace referencia al dinero que gana el empleado, la totalidad de su salario y puede contener elementos como:
- Salario base.
- Auxilio de transporte.
- Horas extras y recargos.
- Comisiones.
- Viáticos.
Deducciones
Hace referencia a lo que debe descontar el empleador del salario del empleado como parte de una relación laboral, algunos de estos elementos son de carácter obligatorio mientras que otros son generados por el empleado. Algunas deducciones pueden ser:
- Seguridad social.
- Libranzas.
- Embargos.
- Algunas obligaciones financieras con el empleador.
- Retención en la fuente.
El salario final que obtiene el empleado sale de la resta del devengado y la deducción total del empleado, Hay que considerar que algunas deducciones no se le pueden realizar al empleado a menos que se cuente con la autorización de este, al igual que no se puede hacer una deducción de tal forma que el empleado reciba menos del mínimo vital.
✅ Pagos que se encarga el empleador para la liquidación de la nómina
En este caso es el pago y los costos que adquiere el empleador por tener una relación laboral. Estos pueden ser:
Provisiones
El empleado tiene derecho a que se le reconozca sus prestaciones sociales una vez se le de terminación al contrato laboral o cuando se cumplan las condiciones de desembolso, este pago lo debe realizar el empleador.
- El pago de las provisiones la realiza el empleador a manera mensual con el fin de que la contabilidad sea exacta y que contenga información real.
Para entender más este tema a continuación te dejamos un ejemplo para que te puedas guiar.
Ejemplo:
El empleador en su contabilidad demuestra que el total de las cuentas por pagar a mayo son de tan solo $ 600.000, puesto que nunca realizó el pago de la provisión de las prestaciones, cuenta 10 con empleados a todos ellos les deberá en total $ 9.820.000 aproximadamente, valor que no está dentro de la contabilidad de la organización, puesto que, nunca realizó la provisión de ese gasto, pero si tiene que liquidar a sus trabajadores, deberá realizar el pago de ello de forma inmediata.
De esta manera se evidencia la importancia de las provisiones dentro de la contabilidad y la liquidación de la nómina, puesto que es una obligación que adquiere diariamente el empleador con sus empleados.
Para poder realizar el cálculo del valor a pagar de las provisiones se calcula multiplicando el salario del empleado por los siguientes conceptos:
- Cesantías: 8.33%.
- Prima: 8.33%.
- Intereses de cesantías: 1% sobre las cesantías.
- Vacaciones: 4.17% sin contar el auxilio de transporte.
Parafiscales y seguridad social
Hace referencia a los pagos que debe realizar el empleado por concepto de salud, pensión, ARL, caja de compensación entre otros. A continuación te vamos a mostrar los distintos porcentajes que se deben realizar el pago de las prestaciones sociales:
- Salud: 8.5%.
- ARL: Dependerá del nivel de riesgo.
- Pensión: 12%.
- Caja de compensación familiar: 4%.
- ICBF: 3%.
- El Sena. 2%.
Adicionalmente si deseas saber un poco más de este tema puedes ingresar al siguiente link en donde se habla de parafiscales.
✅ Fecha de la liquidación de la nómina
Esto va acuerdo a lo pactado en el contrato laboral en donde se deja explícito, con qué periodicidad se va a realizar la cancelación del salario, el acuerdo entre las partes establecerá el pago de estos.
Nota: Ten presente algunos de estos conceptos que son fundamentales a la hora de realizar la liquidación de la nómina.
- Revisar si alguno de los empleados aporta al fondo de solidaridad pensional.
- Revisar la liquidación de las horas extras y recargos.
- Revisar si el empleado hace aportes al ICBF, salud o Sena.
- Revisar quién tiene derecho a recibir auxilio de transporte y quién no.
✅ Formato en Excel para la liquidación de la nómina
A continuación te dejamos un formato en Excel con el cual puedes realizar la liquidación de la nómina considerando cada uno de los aspectos que te mencionamos anteriormente en este artículo.
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