Son instrumentos mediante los cuales se registran las actividades económicas de una organización sirve como prueba o comprobante de los movimientos financieros, al igual que la contabilidad de la empresa. Su función es que permiten guardar esta información para que puedan ser revisados por las auditorías internas como externas en dado caso que sea requerido por estas.
Adicionalmente permite realizar una gestión correcta de la parte financiera de la organización entendiendo así la empresa y cada uno de los elementos que la conforman, para que se tenga un entorno financiero estable.
Contenido
✅ ¿Qué son estos documentos?
Los documentos contables se emplean como base contable de la empresa adicionalmente permite guardar algunos registros que se deben tener de manera obligatoria y finalmente contienen los movimientos financieros de la organización, estos documentos se utilizan para el cálculo de las obligaciones.
Estos son documentos supremamente delicados puesto que para su correcta función deben estar en perfecto estado no pueden tener tachones ni enmendaduras en el caso que ocurra debe reemplazarse ese archivo por uno completamente nuevo en perfecto estado.
Te recomendamos que mantengas estos documentos guardados en un lugar seguro y adicionalmente en orden de fechas.
✅ Características de estos documentos
A continuación te mostramos porqué se caracterizan estos documentos contables:
- Contribuyen en el cálculo de los ingresos, gastos y patrimonio.
- Sirven como respaldo en las transacciones económicas que realiza la organización.
- Permite revisar los movimientos de bienes.
- Sirven como soporte de información financiera.
- Adicionalmente permiten un control interno y externo de la empresa.
✅ Tipos de documentos contables
Hay dos clases principales de documentos contables unos se denominan comprobantes internos y otros comprobantes externos.
Comprobantes internos
Son aquellos documentos que la organización realiza para su propio uso o para terceros, dentro de estos se encuentran algunos como:
- Vales.
- Presupuestos.
- Recibos de caja.
- Facturas de ventas.
- Notas crédito y débito.
- Cheques.
- Documentos equivalentes.
- Y finalmente comprobantes de egresos.
Comprobantes externos
Por otro lado en este caso son aquellos documentos que la empresa recibe por parte de terceros, dentro de estos se encuentran algunos como:
- Notas de contabilidad.
- Cheques.
- Comprobantes de devolución.
- Recibos de pago y facturas de compra.
- Letras de cambio.
- Los desprendibles de las consignaciones.
Es importante aclarar que algunos documentos están en ambas categorías, sin embargo, se diferencian en que unos son expedidos por la empresa y otros son recibidos por la empresa.
✅ Documentos sin fines contables
Hay algunos documentos que puede recibir la organización que no se consideran como documentos contables algunos de estos pueden ser por ejemplo la correspondencia o documentación con fines informativos.
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