Documentos Archives - Pensiones.co

✅ Todo acerca de la Nota Crédito

La nota crédito es fundamental en la parte contable, puesto que permite tener un mayor orden y control dentro de la empresa u organización puesto que su principal funcionalidad es el descontar un valor a una factura ya generada, de esta forma aquellas facturas que tengan errores no deberán ser anuladas sólo se deben corregir con una nota crédito.

Adicionalmente este documento se puede emplear bajo otras circunstancias en las cuales no se se incurra a un error de facturación, las otras situaciones son:

Aplicar descuentos.
No se pagará la factura.
Diferencias de valor entre el que se cobró con respecto al real.
Devolución de productos vendidos.

Se puede llegar a realizar más de una nota crédito a una factura siempre en cuando se especifique el motivo del porqué es necesario realizar otra nota crédito.

✅ ¿Cómo se emite una nota crédito?

Cuándo se realiza la nota crédito al cliente se debe pedir una copia anexando la a la factura en donde se le aplica el descuento que está explícito en la nota crédito en el caso en el que el cliente ya haya pagado la factura sin la nota crédito se puede registrar ese descuento a otra factura.

✅ Elementos que contiene la nota crédito

Para que ante la legislación colombiana una nota de crédito sea legal se debe cumplir con:

La fecha de emisión.
El motivo por el cual se realiza la nota crédito.
Número, código e identificación de la factura a la cual se le va aplicar la nota crédito.
El valor que se devuelve.
Datos del cliente.
Y datos de la empresa que genera la nota crédito.

✅ ¿Qué sucede si es una factura de forma electrónica?

En el caso que la factura sea de forma electrónica la nota crédito también se debe realizar de forma electrónica utilizando el tipo de formato XML y adicionalmente a ello se le debe entregar la copia de la nota de igual forma a la persona cómo se le entregó la factura.

Por ley la nota crédito debe ser enviada por la DIAN en el caso de que sea una facturación electrónica.

✅ Conciliaciones bancarias por medio de la nota crédito

En el caso de una nota crédito en los bancos suele haber confusión puesto que en este caso se trata de que cuando el banco emite una nota crédito que se evidencia en los extractos se ha de considerar ello como un ingreso a la empresa u organización, lo que significa que hay devolución de dinero por parte del banco a la empresa.

✅ Formato de la nota crédito

A continuación te dejamos un formato de una nota crédito que puedes emplear, este formato está en Excel:

Plantilla nota crédito.

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✅ Retenciones y certificados de ingresos para los últimos años

Este es un documento que debe de entregar el empleador al empleado anualmente, en donde se especifica cada uno de los pagos que realizó esté al empleado por las labores realizadas incluyendo todos los conceptos legales.

La DIAN por medio del formulario identificado con el número 220, hizo que se facilitará el cumplimiento de los empleadores con respecto a esta obligación.

Ten presente que este documento lo diligencia el empleador es por este motivo que no lo puedes consultar en internet, más abajo en este artículo te anexamos un formulario 2020 para que lo puedas descargar.

✅ ¿Cómo diligenciar el formulario?

En este formulario se te solicitará una serie de información que debe llenar el empleador, ten presente que este formulario cuenta con 78 renglones y que adicionalmente todas las cifras se deben de aproximar al múltiplo de 1.000 más cercano.

✅ Parte del empleador

En el apartado “retenedor” el empleador debe de diligenciar toda la información correspondiente a la empresa y en el apartado “trabajador” los datos del empleado.
Para el periodo de certificación se debe tener en cuenta desde el inicio de las labores hasta la fecha que solicite el empleado o en la mayoría de los casos hasta el 30 de diciembre del año pasado.
En el apartado “concepto de los ingresos” el empleador debe colocar cada uno de los pagos que ha realizado al empleado de acuerdo a los conceptos estipulados allí.
El apartado “concepto de los aportes” el empleador se encarga de registrar los valores que pagó a cada una de las entidades.
Finalmente en el renglón 55 se debe de colocar las retenciones que se le han realizado al empleado si no hay ninguna retención, la casilla se deja en blanco.

Por parte del empleado o pensionado

En este apartado el empleado o pensionado se debe encargar de llenar estos datos, adicionalmente en el apartado otros ingresos el empleado o pensionado debe de especificar cada uno de los bienes que posee con su respectivo valor al igual que las deudas.

A continuación te dejamos el formulario 220 para el año 2020.

Formulario 220 año 2020.

Adicionalmente te dejamos para el año 2019 y 2018.

Nota: Recuerda que este certificado es vital al momento de realizar la declaración de renta.

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✅ Lo que necesitas saber del formato de la cuenta de cobro

La cuenta de cobro es un documento mediante el cual una persona emite a otra persona u organización con el objeto de realizar una solicitud para que se cancele el valor adeudado por realizar una labor o trabajo.

Ten presente que este documento no es válido como soporte ante la DIAN es así como una persona que recibe una cuenta de cobro debe de realizar adicionalmente un documento de soporte frente a la DIAN.

Recuerda que la cuenta de cobro está reglamentado en la legislación colombiana por el código civil en el artículo 666.

✅ Recuerda

Ten muy presente que la cuenta de cobro no sirve como un documento mediante el cual puedas solicitar de manera judicial el cobro por alguna labor, para ello es necesario que tengas otros documentos legales como es el caso de contratos o facturas de venta.

✅ ¿Cómo hacer que la cuenta de cobro sea válida?

Cómo se dijo anteriormente la cuenta de cobro no es un documento que tiene validez a nivel jurídico frente a las entidades, para ello es necesario que este documento esté acompañado de otros documentos que sí tengan esa facultad y que además estén contempladas las características del artículo 771-2 del Estatuto Tributario.

Un documento que te puede llegar a servir para acompañar la cuenta de cobro es el documento del RUT.

✅ Hacer una cuenta de cobro

Para poder realizar una cuenta de cobro no es necesario que cuentes con una estructura generalizada, sin embargo, es importante que se contemple los siguientes aspectos:

El valor del trabajo o labor realizado.
El contratista y su respectiva identificación.
El título que lo identifique como una cuenta de cobro.
La empresa contratante.
Una breve descripción de los trabajos realizados.
Los datos del contratista y su respectiva firma.

✅ Formato de cuenta de cobro

A continuación te mostramos una plantilla con la cual puedes realizar tu cuenta de cobro, recuerda realizar las modificaciones que consideres pertinentes de acuerdo a tu caso.

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✅ Los documentos contables: lo que necesitas saber de ellos

Son instrumentos mediante los cuales se registran las actividades económicas de una organización sirve como prueba o comprobante de los movimientos financieros, al igual que la contabilidad de la empresa. Su función es que permiten guardar esta información para que puedan ser revisados por las auditorías internas como externas en dado caso que sea requerido por estas.

Adicionalmente permite realizar una gestión correcta de la parte financiera de la organización entendiendo así la empresa y cada uno de los elementos que la conforman, para que se tenga un entorno financiero estable.

✅ ¿Qué son estos documentos?

Los documentos contables se emplean como base contable de la empresa adicionalmente permite guardar algunos registros que se deben tener de manera obligatoria y finalmente contienen los movimientos financieros de la organización, estos documentos se utilizan para el cálculo de las obligaciones.

Estos son documentos supremamente delicados puesto que para su correcta función deben estar en perfecto estado no pueden tener tachones ni enmendaduras en el caso que ocurra debe reemplazarse ese archivo por uno completamente nuevo en perfecto estado.

Te recomendamos que mantengas estos documentos guardados en un lugar seguro y adicionalmente en orden de fechas.

✅ Características de estos documentos

A continuación te mostramos porqué se caracterizan estos documentos contables:

Contribuyen en el cálculo de los ingresos, gastos y patrimonio.
Sirven como respaldo en las transacciones económicas que realiza la organización.
Permite revisar los movimientos de bienes.
Sirven como soporte de información financiera.
Adicionalmente permiten un control interno y externo de la empresa.

✅ Tipos de documentos contables

Hay dos clases principales de documentos contables unos se denominan comprobantes internos y otros comprobantes externos.

Comprobantes internos

Son aquellos documentos que la organización realiza para su propio uso o para terceros, dentro de estos se encuentran algunos como:

Vales.
Presupuestos.
Recibos de caja.
Facturas de ventas.
Notas crédito y débito.
Cheques.
Documentos equivalentes.
Y finalmente comprobantes de egresos.

Comprobantes externos

Por otro lado en este caso son aquellos documentos que la empresa recibe por parte de terceros, dentro de estos se encuentran algunos como:

Notas de contabilidad.
Cheques.
Comprobantes de devolución.
Recibos de pago y facturas de compra.
Letras de cambio.
Los desprendibles de las consignaciones.

Es importante aclarar que algunos documentos están en ambas categorías, sin embargo, se diferencian en que unos son expedidos por la empresa y otros son recibidos por la empresa.

✅ Documentos sin fines contables

Hay algunos documentos que puede recibir la organización que no se consideran como documentos contables algunos de estos pueden ser por ejemplo la correspondencia o documentación con fines informativos.

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