La nota crédito es fundamental en la parte contable, puesto que permite tener un mayor orden y control dentro de la empresa u organización puesto que su principal funcionalidad es el descontar un valor a una factura ya generada, de esta forma aquellas facturas que tengan errores no deberán ser anuladas sólo se deben corregir con una nota crédito.
Adicionalmente este documento se puede emplear bajo otras circunstancias en las cuales no se se incurra a un error de facturación, las otras situaciones son:
- Aplicar descuentos.
- No se pagará la factura.
- Diferencias de valor entre el que se cobró con respecto al real.
- Devolución de productos vendidos.
Se puede llegar a realizar más de una nota crédito a una factura siempre en cuando se especifique el motivo del porqué es necesario realizar otra nota crédito.
Contenido
✅ ¿Cómo se emite una nota crédito?
Cuándo se realiza la nota crédito al cliente se debe pedir una copia anexando la a la factura en donde se le aplica el descuento que está explícito en la nota crédito en el caso en el que el cliente ya haya pagado la factura sin la nota crédito se puede registrar ese descuento a otra factura.
✅ Elementos que contiene la nota crédito
Para que ante la legislación colombiana una nota de crédito sea legal se debe cumplir con:
- La fecha de emisión.
- El motivo por el cual se realiza la nota crédito.
- Número, código e identificación de la factura a la cual se le va aplicar la nota crédito.
- El valor que se devuelve.
- Datos del cliente.
- Y datos de la empresa que genera la nota crédito.
✅ ¿Qué sucede si es una factura de forma electrónica?
En el caso que la factura sea de forma electrónica la nota crédito también se debe realizar de forma electrónica utilizando el tipo de formato XML y adicionalmente a ello se le debe entregar la copia de la nota de igual forma a la persona cómo se le entregó la factura.
Por ley la nota crédito debe ser enviada por la DIAN en el caso de que sea una facturación electrónica.
✅ Conciliaciones bancarias por medio de la nota crédito
En el caso de una nota crédito en los bancos suele haber confusión puesto que en este caso se trata de que cuando el banco emite una nota crédito que se evidencia en los extractos se ha de considerar ello como un ingreso a la empresa u organización, lo que significa que hay devolución de dinero por parte del banco a la empresa.
✅ Formato de la nota crédito
A continuación te dejamos un formato de una nota crédito que puedes emplear, este formato está en Excel:
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