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✅ Lo que necesitas saber de los títulos valores

Los títulos valores son documentos que representan una deuda, un dinero, una obligación en dónde se establece que dos personas llegan a un acuerdo frente a un asunto financiero o legal. Para entender lo más fácil un cheque es un documento de títulos valores en donde una persona plasma el valor que paga otra.

Este tipo de documentos están en el Código de Comercio en el artículo 619 y son indispensables para certificar lo que en ellos se incorpora también puede haber de diferentes tipos.

✅ Importancia

Este tipo de documentos son ampliamente utilizados a nivel mundial puesto permiten que las personas no tengan que mantener dinero en efectivo en sus bolsillos sino por el contrario pueden realizar otro tipo de obligaciones financieras y trámites por medio de estos documentos. Lo cual brinda una seguridad jurídica.

Un título de valor puede llegar a ser un soporte al momento de realizar una transacción económica ya que puede dar una seguridad ante un caso de mala fe en un mundo de los negocios.

✅ Clasificación

Actualmente en Colombia los títulos valores se pueden clasificar de acuerdo a su derecho incorporado o según la circulación.

De acuerdo a su derecho incorporado

Título jurídico-obligacionales o cambiarios: Estos son a los cuales se les atribuye un derecho de crédito. Ej: cheque.
Título jurídico-personal o de participación: Este hace referencia a que brinda una posición dentro de una organización con lo cual asegura su participación dentro de ella. Ej: acción.
Título jurídico-reales o de tradición: Estos certifican la propiedad acerca de un bien o la disponibilidad del mismo. Ej: Resguardo de depósito.

De acuerdo a su circulación

Títulos valores a la orden: Estos se les atribuye a una persona especial y pueden incluir otros titulares expresos dentro del documento.
Títulos nominativos: Hace referencia a que el efectivo sólo se le transfiera a una persona, la persona a la cual se le va a realizar la transferencia debe estar explícita dentro del mismo título.
Títulos valores al portador: Hace referencia a que la persona portadora del documento puede realizar la transacción puesto que en el documento está explícito “páguese al portador” cabe aclarar que esto sólo se aplica en el caso que la obtención de este título sea de forma legal.

✅ Reconocimiento del título

Cada título tiene unas características específicas que determinan la funcionalidad de este, sin embargo, todos los títulos deben cumplir de manera obligatoria con dos requisitos mínimos legales estos requisitos son:

La firma de la persona que crea el título.
El derecho que incorpora el título.

Hay algunos datos que se pueden llegar a omitir dentro de los títulos pero que sin embargo son fundamentales uno de estos es por ejemplo si no se establece el lugar de cumplimiento, se puede llegar a asumir que va a ser el domicilio de la persona quien creó el título.

Así como el anterior está por ejemplo la fecha sino se establece se puede llegar a asumir que es la fecha en la que se entregó al tenedor del título.

✅ Los títulos valores más comunes

En el ámbito legal colombiano existen múltiples títulos valores que se emplean en la industria del comercio, sin embargo, los más importantes y reconocidos en Colombia son:

Pagaré: Es un título con finalidad crediticia en el cual se compromete una persona a otra de terminar de pagar el préstamo realizado, antes del tiempo pactado.
Letra de cambio: También es un título con finalidad crediticia en donde se establece el pago de una persona a otra cumpliendo con ciertas características como son el lugar y el tiempo.
Cheque: El cheque hace referencia a un documento en el cual una persona puede reclamar un dinero desde la cuenta corriente del que giró el cheque.
Factura: Este soporte permite evidenciar que hay una transacción comercial, entre una persona y otra o organización.
Acciones: Hace referencia a que el que posee las acciones de una organización tiene derecho a recibir parte proporcional de las utilidades que obtiene la organización, así como también tener una participación en la toma de decisiones.

✅ Título valor en blanco

Un título en blanco es aquel documento que se puede llenar por parte del tenedor acorde a las condiciones e instrucciones que establezca el girador, sin embargo, este título no es muy común.

La única condición es que el girador debe de firmar el título valor luego de esto el título ya se puede negociar o transferir si se cumple con:

Con que el girador así lo estipule.
Que la naturaleza del título lo permita.
Se diligenció bajo las pautas y parámetros establecidos por el girador.

✅ Endoso de títulos valores

De acuerdo al artículo 781 del Código de Comercio que se estableció en el año 1887 el endoso es una persona que puede llegar a ceder su propiedad con respecto al título valor hacia otra persona que sea el caso de un tenedor, un portador, un beneficiario entre otros.

Para comprender mejor es necesario entender dos términos, el primero es endosante que hace referencia a la persona que cede su propiedad y endosatario es aquella persona que recibe esta propiedad.

Endoso en propiedad

Este hace referencia a que además de recibir la propiedad del título también se ceden todos los demás derechos se le conoce también como endoso pleno.

Endoso en procuración

Este hace referencia a que si bien no se transfiere la propiedad de título si le da capacidad al endosatario para que actúe en nombre del endosante.

Endoso en garantía

En este caso la primera persona que sea endosatario tiene la facultad de gozar de todos los derechos, sin embargo, si se llega a realizar un endoso, este endoso pasará de inmediato a ser un endoso en procuración sin necesidad de que se exponga de forma explícita.

✅ Aspectos importantes de los títulos valores

¿Qué es la literalidad en los títulos?

La literalidad significa que se debe obedecer de forma obligatoria lo que se dispone en el título valor al pie de la letra.

¿Qué ocurre si los números no coinciden con las letras?

En el caso de que se ponga explícito en números el valor a pagar y con palabras el monto pero éste no corresponde al valor en números, se va a considerar el monto de menor valor expresado en palabras.

En el caso de que esto ocurra con un cheque es necesario para algunos bancos una rectificación en la parte posterior del cheque con la firma del girador, sin embargo, hay otros bancos que exigen que se cambie el cheque.

Acción cambiaria

Esto hace referencia a que el tenedor del título si llega a ser necesario puede cumplir los derechos a los cuales tiene alcance mediante un organismo judicial, por ejemplo mediante una demanda.

✅ Prescripción en los títulos valores

La prescripción hace referencia al tiempo en el cual tiene validez la acción cambiaria si se llega a pasar de este lapso de tiempo el tenedor del título no puede llegar a realizar ninguna acción judicial.

Prescripción de acuerdo al título

Para los vales: La prescripción de las acciones en contra del librador se presentan cuatro años contando desde la fecha del vencimiento. En el caso de acciones contra los endosantes y avalistas si tiene un año contando desde la fecha de vencimiento. Prescripción de las acciones con respecto a la persona que realizó el pago versus los obligados cuentan con seis meses desde el día en que se realizó el pago o desde el día en que se notificó la demanda.
Para letras de cambio: Contra el girador son tres años que se contabilizan desde el vencimiento de la letra. Contra el librador, endosantes y avalistas un año que se contabilizan desde la fecha del protesto por falta de pago. Contra los demás obligados seis meses desde que se pagó o se notificó.
Cheques: Contra el librador, endosantes y alista 6 meses. Contra los demás obligados son 6 meses.

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✅ Formato 2516 como conciliación fiscal: Obligados a presentarlo

La finalidad del formato 2516 es aclarar las diferencias que se presentan entre los resultados contables y fiscales es por este motivo que también se le conoce como conciliación fiscal.

Esta responsabilidad le corresponde a las personas o sociedades que tengan que responder a impuestos de renta y por ende estén obligados a llevar una contabilidad todo acorde al artículo 772 -1 del Estatuto Tributario.

De acuerdo al decreto 1625 de 2016 se establece que los contribuyentes con ingresos fiscales brutos inferiores a 45000 UVT no deberán diligenciar o presentar reporte conciliación fiscal por medio de los servicios informáticos o electrónicos de la DIAN.

✅ ¿Cuándo se presenta el formato 2516?

Como tal no hay una fecha establecida bajo la cual se deba presentar el formato 2516, sin embargo, se debe presentar antes de la fecha de la declaración de renta.

El formato 2516 se presenta un año después al igual que sucede con la declaración de renta, por ejemplo, el formato 2516 del año gravable 2018 se deberá presentar en el 2019.

✅ Casos en los que se usa el formato

Este formato tiene diferentes versiones que se usarán teniendo en cuenta lo siguiente:

La persona natural que declara en el formulario 210 y que esté obligado a llevar contabilidad para este caso deberá utilizar el formato 2517 versión 2.
Persona natural o jurídica que declaró utilizando el formato 110 y que lleve contabilidad también debe emplear el formato 2516 versión 3.

Cualquiera de las versiones anteriores se pueden obtener en la sección de prevalidadores puesta por la DIAN en donde se establecen las formas de usar y sus respectivas guías de uso.

✅ Información a incluir en el formato

Información que se debe añadir a la conciliación fiscal se encuentra estipulada dentro del artículo 171 decreto 1625 del 2016, el cual establece:

Control de detalle

El control de detalle hace referencia a una herramienta que se implementa de manera autónoma por el contribuyente la cual permite evidenciar las diferencias que surgen entre los sistemas de reconocimiento y medición de lo estipulado en los marcos técnicos normativos contables y las disposiciones del Estatuto Tributario.

Reporte de conciliación

Este hace referencia a un informe que consolida los datos contables y fiscales en donde se evidencian los saldos y también se consolidan y se explican las diferencias que surgen entre la aplicación de los marcos técnicos normativos y las disposiciones del Estatuto Tributario.

✅ Sanciones si no se presenta el formato 2516

Sí contribuyente no presenta el formato 2516 o lo hace de manera extemporánea obtendrá una sanción por irregularidad en la contabilidad con lo cual él debe liquidar esta sanción generada por la DIAN por medio de una resolución independiente.

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✅ La sanción por extemporaneidad

Es aquella sanción que debe pagar una persona o empresa cuando no hace la declaración tributaria dentro del tiempo que le correspondía.

Cada año el Gobierno Nacional decreta los plazos bajo los cuales se debe de realizar el pago de los impuestos nacionales, este conjunto de fechas se le conoce como calendario tributario, esto también ocurre con los impuestos departamentales y municipales.

La fecha límite de pago hace referencia que hasta ese día se puede llegar a realizar el pago sin empezar a contar intereses de mora o sanciones.

Existen momentos en los cuales las fechas límites de pago se modifican, pero esto sólo ocurre cuando hay inconvenientes para cada uno de los contribuyentes.

✅ Marco normativo de esta sanción

De acuerdo al Estatuto Tributario en sus artículos 641 y 642 es en donde se encuentra este tipo de sanción.

Allí mismo se establecen las situaciones bajo las cuales se realiza una sanción extemporánea.

En estos artículos también se habla del término emplazamiento el cual es un acto administrativo que emite la DIAN cuyo objetivo es notificar al contribuyente que debe cumplir con sus obligaciones puesto que dejó de hacerlo.

✅ Cálculo de la sanción antes de emplazamiento

En el artículo 641 se establece que si todavía no se ha realizado un emplazamiento al contribuyente éste debe decidir presentar su declaración.

Tarifa de sanción antes de emplazamiento

El valor a pagar corresponde al 5% por mes o fracciones de mes, sin embargo, el monto total no puede llegar a superar el 100% del impuesto o retención a pagar.

Cálculo de la sanción

La base sobre la cual se va a aplicar el porcentaje correspondiente de la sanción corresponde al monto que debió pagar el contribuyente antes de vencerse el plazo.

Si es el caso en el que el valor a pagar es 0 la sanción se va a calcular a partir de los ingresos o el patrimonio del contribuyente.

Base cuando no hay saldo a pagar

Sanción a partir de los ingresos: Cuando no se conoce el valor a pagar el concepto de la declaración de renta o en la retención la sanción se va a calcular a partir de los ingresos reportados del contribuyente en este caso la tarifa será el 0.5% por cada mes o fracción de mes sin que exceda un porcentaje del 5%.Sanción a partir del patrimonio: Cuando no se conoce el valor a pagar y tampoco se conocen los ingresos, el siguiente paso es calcular la sanción a partir del patrimonio lo cual corresponde a una tarifa del 1% sin que supere el 10% del patrimonio del contribuyente.

Cuando uno no conoce el saldo a pagar por concepto declaración hace que sea de mayor dificultad la liquidación de la sanción por extemporaneidad ya que el cálculo requiere más análisis y precaución para evitar errores que podrían llegar a generar una reliquidación de la sanción.

✅ Cálculo de la sanción después de emplazamiento

Cuando el contribuyente no realizó el pago y ya había sido notificado de ello, la sanción se duplicará con respecto a lo calculado antes del emplazamiento.

Si eres objeto de inspección tributaria también debes realizar el cálculo del pago de la sanción bajo estos términos.

Tarifa de sanción después de emplazamiento

Si el contribuyente no realizó el pago después del emplazamiento o después de una inspección tributaria se le aplicará una tarifa del 10% cuyo tope equivaldrá al 200% del valor a pagar en el tiempo hábil.

Cálculo de la sanción

En este caso la base seguirá siendo la misma que corresponde al monto que debió pagar antes de la fecha límite. También si es el caso de no tener el valor a cancelar se calculará el valor de la sanción a partir de los ingresos o patrimonio del contribuyente.

Base cuando no hay saldo a pagar

Sanción a partir de los ingresos: En este caso se va a hacer el cálculo de la sanción a partir del 1% de los ingresos por mes y cuyo límite es el 10% de los ingresos.Sanción a partir del patrimonio: Cuando no se conoce el saldo a pagar ni tampoco se cuenta con ingresos el cálculo del pago de la sanción se realizará a partir del patrimonio que equivaldrá al 2% y no superará el valor del 20% del patrimonio del contribuyente.

✅ Base para calcular la sanción cuando no hay ningún valor

Cuando el contribuyente no conoce el valor a pagar, no cuenta con ingresos y adicionalmente no tiene patrimonio se aplica lo estipulado en el artículo 639 del Estatuto Tributario que hace referencia al pago de la sanción mínima.

✅ Pago de sanción de extemporaneidad con saldo a favor

Aunque la declaración sea con saldo a favor del contribuyente si no se realiza el trámite dentro de la fecha límite Igualmente tendrá sanciones de extemporaneidad.

✅ Sanción de extemporaneidad de activos del exterior

En este caso la sanción aumentada con lo cual la tarifa a pagar equivale al 1.5% sobre el valor de los activos que posee el contribuyente en el exterior, esta tarifa se aplica cada mes o fracción de mes, hay que considerar que también es este el monto de la sanción si es antes de tener un emplazamiento.

Si por otro lado la persona ya fue notificada el valor de la tarifa equivaldrá al 3%.

El límite de la sanción equivaldrá al 25% de los activos que posee el contribuyente en el exterior.

✅ Cálculo del tiempo para pagar la sanción

Para determinar los meses en los cuales se realiza el pago es necesario que se tomen las fracciones de mes o sea los días como meses, por ejemplo si una persona se retrasó con el pago de la sanción un mes y dos días, se considerará la sanción como 2 meses.

✅ Sanción por extemporaneidad y el no declarar

Estos dos términos son totalmente diferentes y no deben aplicarse al mismo tiempo.

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✅ Contabilidad comercial: Características, objetivo y otros elementos

La contabilidad comercial se encarga del estudio y control del patrimonio dentro de las empresas comerciales, tiene un enfoque especial en los movimientos de las compras y ventas de la mercancía utilizando diferentes técnicas que brindan información para posteriormente realizar la toma de decisiones.

Entendiéndolo de otra manera la contabilidad comercial se encarga de controlar los activos de la empresa y realizar el análisis de estos.

✅ Objetivo de la contabilidad comercial

El objetivo de este tipo de contabilidad es revisar los estados financieros, el flujo de caja, ayudar en la planificación tributaria y financiera, revisar las nóminas, analizar los activos y pasivos de la empresa entre otras funciones.

En lo que se diferencia la contabilidad comercial es que registra los hechos administrativos que tienen relación con:

Stock de las mercancías.
Rebajas y descuentos en los productos.
Devolución de mercancías.
Compra y venta de bienes.
Impuestos a las ventas.

Así que cualquier empresa que realice este tipo de actividades debe de considerar importante el uso de la contabilidad comercial.

✅ Características de la contabilidad comercial

Dentro de las empresas es importante prestar atención a dos factores que pueden llegar a generar afectaciones, estos son el costo de almacenamiento del inventario y el costo de la distribución ya que también pueden llegar a repercutir en el precio del producto.

Es por esto que la contabilidad comercial revisa cada uno de estos detalles y regula de forma adecuada los movimientos de las mercancías, Identificando oportunidades de reducción de costos y eficiencia en el inventario.

✅ Campo de aplicación de la contabilidad comercial

El campo de aplicación de la contabilidad comercial es muy amplio ya que funciona muy bien en las empresas que tienen una diversa oportunidad comercial, al igual que aquellas empresas que son pequeñas, ya que ambas pueden tener beneficios y optimizar sus procesos de negocio.

Sin embargo, el alcance de la contabilidad comercial no aplica para ningún tipo de proceso productivo.

✅ Importancia de la contabilidad comercial

Si bien permite realizar un análisis detallado de los activos y movimientos de las mercancías en la empresa también permite que se genere información sobre el pago de los impuestos, cálculo de nóminas, la gestión financiera fiscal y empresarial como un conjunto de la empresa.

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✅ La sociedad limitada como sociedad mercantil en Colombia

Este tipo de sociedad está reglamentada en la legislación colombiana bajo el código de comercio colombiano en el artículo 353 al 372, el nombre hace referencia a que existe cierto tipo de limitación con el monto que pueden realizar los socios al momento de realizar o constituir una sociedad mercantil.

La sociedad limitada hace referencia a que cuando la sociedad creada no pueda hacer frente a sus obligaciones o deudas los socios no deban cancelar estas deudas con su capital personal y por el contrario sólo deben responder por el capital que aportaron a la sociedad. Sin embargo, hay una excepción y es cuando hay deudas por impuestos bajo este parámetro si deben responder en todo momento.

✅ Características de esta sociedad

Para que se cumpla con una sociedad limitada debe de ceñirse a las siguientes características:

Razón social

En cuanto a la razón social es un factor muy importante ya que si no se cumple con lo establecido en el código de comercio esta sociedad limitada pasará a ser una sociedad ilimitada y solidaria, es por ello que debe añadirse a la razón social las siglas Ltda, al finalizar, con esto se especifica que tipo de sociedad mercantil es.

Cantidad de socios

De acuerdo al código de comercio este tipo de sociedad puede tener un máximo de 25 socios en total, aunque no está un mínimo de socios es importante aclarar que varios expertos consideran que el mínimo son 2 socios.

Capital social

En el caso de este tipo de sociedad el capital se divide por cuotas de mismo valor con base al capital pagado al momento de constituir la sociedad y por otro lado no existe un plazo para suscribir o pagar el capital cosa que sí sucede con las demás sociedades mercantiles.

Reserva legal

Este tipo de sociedad debe tener una reserva legal, la cual se va a calcular a partir de las utilidades netas contables generadas por la sociedad limitada, a este valor se le multiplica el 10% tal cual lo establece la ley.

Administración y representación

Este tipo de sociedad debe contar con una junta de socios o puede llegar a delegar esta función a un administrador, sin embargo, el máximo órgano administrador debe ser la junta de socios además la estructura directiva de la sociedad queda a voluntad de los socios.

✅ Crear una sociedad limitada

Para crear este tipo de sociedad es importante que se constituya ante un notario por medio de una escritura pública, adicionalmente es obligatorio la inscripción en el registro mercantil ante la Cámara de Comercio.

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✅ El PUC: Plan único de cuentas para comerciantes

Este plan es un listado en el cual se encuentran las cuentas contables con su respectiva clasificación y numeración, es con base a este documento con el cual los profesionales y encargados de la parte contable pueden realizar sus registros contables.

Lo que busca el PUC es que la información contable de una empresa se presente de forma organizada y uniforme con lo cual se facilita su comprensión, control y vigilancia de estos registros.

Dentro del marco legal colombiano el PUC está contemplado en el decreto 2650 del año 1993.

✅ Consulta virtual del PUC

A continuación te dejamos el link en dónde puedes ingresar al listado del PUC y dónde puedes realizar la consulta de las cuentas.

Consulta del PUC.

✅ Niveles del PUC

Las cuentas contables tienen diferentes niveles para realizar la consulta a continuación te mostramos cuáles son estos niveles:

Clase: El primer dígito.
Grupo: Los dos primeros dígitos.
Cuenta: Los 4 primeros dígitos.
Subcuenta: Los 6 primeros dígitos.

✅ Clases del PUC

Así como hay niveles en el plan único de cuentas también existen las diferentes clases que a continuación te vamos a mostrar:

Activo.
Pasivo.
Patrimonio.
Ingresos.
Gastos.
Costos de ventas.
Costos de producción y operación.
Cuentas de orden deudoras.
Cuentas de orden acreedoras.

Adicionalmente las tres primeras clases son las cuentas de balance, de la cuenta 4 a la cuenta 7 son las conocidas cuentas de resultado y para terminar la cuenta 8 y 9 se conocen como cuentas de orden.

Como el nombre lo indica las cuentas de balance hacen referencia a revisar el balance general en el campo contable mientras que las cuentas de resultado es en donde se muestran las pérdidas o ganancias de la empresa.

✅ Naturaleza del PUC

Cada una de las cuentas anteriores posee una naturaleza es por esto que te vamos a mostrar la naturaleza de estas:

Activo: Débito.
Pasivo: Crédito.
Patrimonio: Crédito.
Ingresos: Crédito.
Gastos: Débito.
Costos de ventas: Débito.
Costos de producción y operación: Débito.
Cuentas de orden deudoras: Crédito.
Cuentas de orden acreedoras: Débito.

La función de establecer la naturaleza de las cuentas es que ayudan a la ecuación patrimonial puesto que permiten que se presente de forma armónica al momento de realizar las operaciones contables.

✅ En caso que no exista la cuenta

Es muy común en las organizaciones el utilizar cuentas que no están dentro del PUC ya que las empresas buscan mantener un nivel más alto de orden y control, es por esto que para aquellas cuentas que no se encuentran contempladas en el plan único de cuentas se les denomina cuentas auxiliares y se les incorpora el dígito 7.

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✅ La sanción mínima tributaria para el año 2021

El concepto de sanción mínima hace referencia al valor que se fija anualmente para establecer el monto bajo el cual cualquier sanción en el ámbito tributario no puede ser inferior.

La sanción mínima tributaria no puede ser inferior a 10 UVT, esto para estar en concordancia con el artículo 639 del Estatuto Tributario, es así como cualquier incumplimiento o inconsistencia que se genere por una persona al momento de sus declaraciones no puede llegar a ser liquidada por debajo de este monto.

✅ La sanción mínima tributaria para el año 2021

De acuerdo a la resolución 000111 del 17 de septiembre del 2020 el costo de la sanción mínima para el año 2021 se fijó en $36.308.

✅ Momentos en los que aplica esta sanción

A continuación te mostramos un listado de los motivos bajo los cuales se puede llegar a pagar esta sanción:

Sanción por no enviar información.
Sanción por corrección aritmética.
Sanción por devolución o compensación improcedente.
Sanción por facturación.
Sanción por corrección.
Sanción por extemporaneidad.
Entre otros casos.

✅ Casos en los que no aplica

Hay algunas excepciones en las que no se aplica la sanción mínima tributaria esto también está contemplado en el inciso 2 del artículo 639 del Estatuto Tributario. Algunos de estos son por ejemplo inscripción o actualización tardía en el RUT, intereses de mora, presentación extemporánea de las declaraciones de entidades financieras y sanciones resultantes del monotributo.

Para estos casos la sanción corresponde a la operación corriente.

✅ Gradualidad de la sanción

En el caso que el contribuyente no tenga antecedentes por reincidir en sanciones puede llegar a obtener hasta una reducción del 50% en la sanción tributaria, sin embargo, este descuento no se le puede aplicar a la sanción mínima tributaria.

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✅ Paso a paso para liquidar la nómina

La liquidación de la nómina hace referencia al procedimiento mediante el cual se calcula el valor a pagar por parte del empleador a sus empleados incluyendo sus respectivos descuentos y otros pagos que ocurren al contratar a una persona por medio de un contrato laboral.

En el presente artículo te mostraremos el paso a paso para poder liquidar la nómina bajo la legislación colombiana, adicionalmente puedes encontrar un formato en Excel con el cual puedes calcular la liquidación de nómina.

✅ Conceptos claves para liquidar la nómina

Para poder realizar la liquidación de la nómina de forma efectiva es importante que conozcas algunos términos, los cuales te vamos a mostrar a continuación.

Devengado de empleado

Este término hace referencia al dinero que gana el empleado, la totalidad de su salario y puede contener elementos como:

Salario base.
Auxilio de transporte.
Horas extras y recargos.
Comisiones.
Viáticos.

Deducciones

Hace referencia a lo que debe descontar el empleador del salario del empleado como parte de una relación laboral, algunos de estos elementos son de carácter obligatorio mientras que otros son generados por el empleado. Algunas deducciones pueden ser:

Seguridad social.
Libranzas.
Embargos.
Algunas obligaciones financieras con el empleador.
Retención en la fuente.

El salario final que obtiene el empleado sale de la resta del devengado y la deducción total del empleado, Hay que considerar que algunas deducciones no se le pueden realizar al empleado a menos que se cuente con la autorización de este, al igual que no se puede hacer una deducción de tal forma que el empleado reciba menos del mínimo vital.

✅ Pagos que se encarga el empleador para la liquidación de la nómina

En este caso es el pago y los costos que adquiere el empleador por tener una relación laboral. Estos pueden ser:

Provisiones

El empleado tiene derecho a que se le reconozca sus prestaciones sociales una vez se le de terminación al contrato laboral o cuando se cumplan las condiciones de desembolso, este pago lo debe realizar el empleador.

El pago de las provisiones la realiza el empleador a manera mensual con el fin de que la contabilidad sea exacta y que contenga información real.

Para entender más este tema a continuación te dejamos un ejemplo para que te puedas guiar.

Ejemplo:

El empleador en su contabilidad demuestra que el total de las cuentas por pagar a mayo son de tan solo $ 600.000, puesto que nunca realizó el pago de la provisión de las prestaciones, cuenta 10 con empleados a todos ellos les deberá en total $ 9.820.000 aproximadamente, valor que no está dentro de la contabilidad de la organización, puesto que, nunca realizó la provisión de ese gasto, pero si tiene que liquidar a sus trabajadores, deberá realizar el pago de ello de forma inmediata.

De esta manera se evidencia la importancia de las provisiones dentro de la contabilidad y la liquidación de la nómina, puesto que es una obligación que adquiere diariamente el empleador con sus empleados.

Para poder realizar el cálculo del valor a pagar de las provisiones se calcula multiplicando el salario del empleado por los siguientes conceptos:

Cesantías: 8.33%.
Prima: 8.33%.
Intereses de cesantías: 1% sobre las cesantías.
Vacaciones: 4.17% sin contar el auxilio de transporte.

Parafiscales y seguridad social

Hace referencia a los pagos que debe realizar el empleado por concepto de salud, pensión, ARL, caja de compensación entre otros. A continuación te vamos a mostrar los distintos porcentajes que se deben realizar el pago de las prestaciones sociales:

Salud: 8.5%.
ARL: Dependerá del nivel de riesgo.
Pensión: 12%.
Caja de compensación familiar: 4%.
ICBF: 3%.
El Sena. 2%.

Adicionalmente si deseas saber un poco más de este tema puedes ingresar al siguiente link en donde se habla de parafiscales.

Aporte Parafiscal.

✅ Fecha de la liquidación de la nómina

Esto va acuerdo a lo pactado en el contrato laboral en donde se deja explícito, con qué periodicidad se va a realizar la cancelación del salario, el acuerdo entre las partes establecerá el pago de estos.

Nota: Ten presente algunos de estos conceptos que son fundamentales a la hora de realizar la liquidación de la nómina.

Revisar si alguno de los empleados aporta al fondo de solidaridad pensional.
Revisar la liquidación de las horas extras y recargos.
Revisar si el empleado hace aportes al ICBF, salud o Sena.
Revisar quién tiene derecho a recibir auxilio de transporte y quién no.

✅ Formato en Excel para la liquidación de la nómina

A continuación te dejamos un formato en Excel con el cual puedes realizar la liquidación de la nómina considerando cada uno de los aspectos que te mencionamos anteriormente en este artículo.

Formato Excel.

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✅ ¿Cuáles son los aportes parafiscales, las tarifas y plazos de estos?

Estos son pagos obligatorios que debe realizar el empleador a entidades como lo son: cajas de compensación familiar, el Sena y el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) por cada uno de los empleados que tiene contratado.

El pago de estos aportes los debe de realizar el empleador de acuerdo al salario que tiene el empleado, estos pagos se deben realizar mensualmente.

✅ ¿Quienes deben pagar los aportes parafiscales?

Toda persona que sea empleador debe afiliar a sus empleados y por ende debe realizar el pago de los aportes parafiscales a los empleados que considere permanentes. También debe afiliar a aquellos trabajadores que tengan un tiempo laboral superior a 4 horas diarias o más de 96 horas mensuales.

Aquellos trabajadores independientes no están obligados a realizar el pago a este tipo de aporte, sin embargo, pueden realizarlo de forma voluntaria. En el caso que tengan empleados bajo su responsabilidad si deben realizar el pago de los aportes fiscales.

Nota: Recuerda que la seguridad social es diferente a los aportes fiscales.

✅ Cálculo de los aportes parafiscales con base al IBC

Recuerda que el IBC es el salario que recibe una persona al momento de realizar una contraprestación de sus servicios sin incluir transportes, auxilios ni otros elementos que no se consideran como pago salarial.

✅ IBC para una persona incapacitada

Una persona que está incapacitada no recibe salario por el contrario recibe un auxilio de incapacidad, por ende en ese caso no se deben realizar aportes parafiscales durante el período de incapacidad.

✅ IBC para una persona en vacaciones

En este caso si se deben incluir los pagos parafiscales de acuerdo a los valores recibidos por concepto de vacaciones.

✅ Aportes parafiscales: Tarifas

Cada una de las entidades parafiscales cuenta con porcentajes diferentes de contribución, a continuación te mostramos los porcentajes que corresponde a cada entidad parafiscal:

Entidad parafiscal	Tarifa
Sena	2%
ICBF	3%
Caja de compensación familiar	4%

Tarifas trabajadores independientes

Como mencionamos anteriormente los trabajadores independientes pueden realizar el pago de forma voluntaria, a menos que tengan empleados bajo su manejo.

El aporte que realiza un trabajador independiente corresponde al 0.6% de un salario mínimo y ofrece unos beneficios como:

Capacitación.
Recreación.
Turismo y eventos sociales.

Si por el contrario se realiza un aporte del 2% de un salario mínimo se obtienen estos beneficios:

Capacitación.
Recreación.
Turismo y eventos sociales.
Subsidio a vivienda.

✅ Aporte parafiscal alivio de pagar

Algunos empleadores se encuentran exonerados de realizar el pago a entidades como el Sena y el ICBF, sin embargo, todos deben realizar el pago a la caja de compensación familiar.

Para poder tener esta exoneración debes de considerar esto:

Para acceder a esta exoneración según el artículo 114-1 del (E.T), los empleados no deben superar los 10 SMMLV, adicionalmente se deberá tener más de dos empleados fijos.

✅ Plazos para el pago de los aportes parafiscales

A continuación te dejamos el link en donde puedes verificar hasta qué fecha puedes realizar el pago de los aportes parafiscales de acuerdo al número de identidad o NIT.

Fechas de pago.

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✅ Realizar el trámite del RUT por primera vez

Antes de comenzar explicándote cómo realizar el trámite del Registro Único Tributario más conocido como RUT es importante que conozcas a que hace referencia el RUT es por eso que en este artículo te vamos a explicar qué es, los componentes y la funcionalidad de este.

✅ ¿Qué es?

El Registro Único Tributario es el mecanismo que sirve para ubicar, clasificar e identificar a una persona u organización en el ámbito tributario.

La persona que desea realizar cualquier actividad comercial debe de sacar el RUT de acuerdo a lo estipulado en el artículo 177-2 (ET), no sólo las personas pueden realizar la solicitud de este documento también las organizaciones pueden solicitarlo para conocer los gastos tributarios o costos.

Recuerda que las personas que declaran renta también deben de tramitar el RUT.

A continuación te vamos a mostrar la forma correcta de realizar el formulario del RUT, recuerda que el formulario del RUT no se descarga, se puede realizar de forma virtual o de manera física con la DIAN.

✅ Realizar el trámite del RUT de forma presencial

Para poder realizar el trámite por primera vez y quieres hacerlo de forma presencial debes realizar una solicitud de cita en el portal de la DIAN, posteriormente de que agendes tu cita debes de considerar la documentación que te va a solicitar las oficinas de la DIAN.

Documentos para el trámite presencial

Persona jurídica que no esté inscrita en cámara de comercio: Debes de tener la cédula en original y copia a 150%, certificado de la personería jurídica con la fecha no superior a los 30 días de haber realizado el certificado y una copia de este certificado.
Persona natural: Desde tener la cédula original, una copia a 150%, en el dado caso de que seas un menor de edad debe presentar la tarjeta identidad y si vas a realizar el trámite por alguien más debes de presentarte con el respectivo poder jurídico.

✅ Obtención del RUT por medio de Cámara de Comercio

Si en tu caso no tienes el NIT y necesitas el registro mercantil debes dirigirte a este link. Allí debes darle la opción Cámara de Comercio, en donde te aparecerá un paso a paso para poder realizar la solicitud del formulario por internet una vez completes el formulario debes imprimirlo y llevarlo a la Cámara de Comercio para finalizar el trámite.

✅ Obtener el RUT por internet

¿Quiénes pueden solicitarlo vía internet?

La DIAN el 7 de septiembre de 2020 definió que las personas naturales son las que pueden solicitar el RUT vía internet sea que cumplan con obligaciones relacionadas a una actividad o actividad económica a título personal.

Documentos necesarios

Necesitas una imagen en formato jpg o png del documento de identificación.
Adicionalmente requieres una foto de forma “selfie” en donde se te vea el rostro, esta foto debe ser reciente.

Ingreso al portal web

Para ello sólo debes dar clic en este link y posteriormente darle al botón “persona natural”.

Datos de identificación

Allí te aparecerá un menú en donde te solicitan una información para verificar los datos de contacto.

Si ya realizaste la inscripción debes tener acceso a estos datos del menú, tan sólo digitaliza cada uno de los datos que se requiere el menú y dale al botón “no soy un robot”.

Motivo de la solicitud

Para poder sacar el RUT es necesario que especifiques el motivo de la solicitud, selecciona una de las respuestas que aparece en el panel y posteriormente dale al opción” continuar”.

Código de verificación

Cuando realizas la solicitud por primera vez el sistema te solicita un código de verificación el cual vas a encontrar en tu correo electrónico que registraste inicialmente.

Carga los documentos requeridos

En esta etapa del proceso debes subir tu documento de identidad por ambas caras en donde se vea claramente la imagen y aparezca completo el código de barras, finalmente el sistema te va a solicitar una imagen de tu rostro.

Nota: Ten presente que el sistema te permite sólo dos intentos de subir las imágenes.

Diligenciamiento del formulario del RUT

En este apartado te aparecerá el formulario que debes diligenciar ten presente que debes utilizar la información veraz completamente verídica y además tener mucha paciencia puesto que el diligenciamiento del formulario es demorado.

A continuación te vamos a mostrar algunos apartados que tiene este formulario:

Información básica: Allí te aparece la opción para diligenciar el número de cédula sin puntos ni comas también te aparecerá en el renglón 12 la opción para seleccionar la dirección seccional de la sede de la DIAN más cercana a tu ubicación.
Identificación: En este apartado te aparecerán opciones como: seleccionar si eres una persona natural, seleccionar la cédula de ciudadanía, la fecha en que se expidió este documento al igual que otros elementos.
Ubicación: Es posible que algunos campos se hayan diligenciado en el apartado anterior automáticamente así que sólo completa la otra información.
Clasificación: En este apartado te aparecerá un código de actividad económica el cual debes seleccionar.

Finalizar y enviar

Una vez completado el formulario dale la opción “finalizar” que se encuentra al lado derecho de la pantalla, una vez realices esto te aparecerá un documento en PDF con la inscripción del RUT por primera vez y adicionalmente la DIAN te enviará un correo electrónico notificando en qué va el proceso.

Si deseas consultar el estado de tu RUT puedes hacerlo dando clic a este link.

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