La nota crédito es fundamental en la parte contable, puesto que permite tener un mayor orden y control dentro de la empresa u organización puesto que su principal funcionalidad es el descontar un valor a una factura ya generada, de esta forma aquellas facturas que tengan errores no deberán ser anuladas sólo se deben corregir con una nota crédito.
Adicionalmente este documento se puede emplear bajo otras circunstancias en las cuales no se se incurra a un error de facturación, las otras situaciones son:
Aplicar descuentos.
No se pagará la factura.
Diferencias de valor entre el que se cobró con respecto al real.
Devolución de productos vendidos.
Se puede llegar a realizar más de una nota crédito a una factura siempre en cuando se especifique el motivo del porqué es necesario realizar otra nota crédito.
✅ ¿Cómo se emite una nota crédito?
Cuándo se realiza la nota crédito al cliente se debe pedir una copia anexando la a la factura en donde se le aplica el descuento que está explícito en la nota crédito en el caso en el que el cliente ya haya pagado la factura sin la nota crédito se puede registrar ese descuento a otra factura.
✅ Elementos que contiene la nota crédito
Para que ante la legislación colombiana una nota de crédito sea legal se debe cumplir con:
La fecha de emisión.
El motivo por el cual se realiza la nota crédito.
Número, código e identificación de la factura a la cual se le va aplicar la nota crédito.
El valor que se devuelve.
Datos del cliente.
Y datos de la empresa que genera la nota crédito.
✅ ¿Qué sucede si es una factura de forma electrónica?
En el caso que la factura sea de forma electrónica la nota crédito también se debe realizar de forma electrónica utilizando el tipo de formato XML y adicionalmente a ello se le debe entregar la copia de la nota de igual forma a la persona cómo se le entregó la factura.
Por ley la nota crédito debe ser enviada por la DIAN en el caso de que sea una facturación electrónica.
✅ Conciliaciones bancarias por medio de la nota crédito
En el caso de una nota crédito en los bancos suele haber confusión puesto que en este caso se trata de que cuando el banco emite una nota crédito que se evidencia en los extractos se ha de considerar ello como un ingreso a la empresa u organización, lo que significa que hay devolución de dinero por parte del banco a la empresa.
✅ Formato de la nota crédito
A continuación te dejamos un formato de una nota crédito que puedes emplear, este formato está en Excel:
A continuación te vamos a dejar la tabla de la retención en la fuente para el año 2020 que también es conocida como retefuente cuyo objetivo es establecer los montos base de retención para las operaciones sujetas a retención en la fuente.
Es importante el manejo de esta tabla de forma correcta para evitar sanciones tributarias y errores tributarios que pueden llevar a gastos adicionales para las organizaciones o personas naturales.
✅ Elementos importantes para entender la tabla
Concepto
Hacer referencia a la compra que se está realizando que está sujeta a una retención en la fuente y va a depender de acuerdo a la base y tarifa que se le aplique.
Base
Es el valor de referencia desde el cual se empieza a aplicar la retención en la fuente, cada valor de referencia dependerá de la característica del objeto o servicio en cuestión.
Tarifa
Hace referencia al porcentaje de retención que se le va a realizar al comprador o agente retenedor.
✅ Tabla de retención en la fuente año 2020
En el siguiente link dejamos la tabla completa para la retención en la fuente:
Si deseas conocer los históricos de las tablas de retención en la fuente te dejamos un listado de los últimos años con sus respectivas retención en la fuente:
Los títulos valores son documentos que representan una deuda, un dinero, una obligación en dónde se establece que dos personas llegan a un acuerdo frente a un asunto financiero o legal. Para entender lo más fácil un cheque es un documento de títulos valores en donde una persona plasma el valor que paga otra.
Este tipo de documentos están en el Código de Comercio en el artículo 619 y son indispensables para certificar lo que en ellos se incorpora también puede haber de diferentes tipos.
✅ Importancia
Este tipo de documentos son ampliamente utilizados a nivel mundial puesto permiten que las personas no tengan que mantener dinero en efectivo en sus bolsillos sino por el contrario pueden realizar otro tipo de obligaciones financieras y trámites por medio de estos documentos. Lo cual brinda una seguridad jurídica.
Un título de valor puede llegar a ser un soporte al momento de realizar una transacción económica ya que puede dar una seguridad ante un caso de mala fe en un mundo de los negocios.
✅ Clasificación
Actualmente en Colombia los títulos valores se pueden clasificar de acuerdo a su derecho incorporado o según la circulación.
De acuerdo a su derecho incorporado
Título jurídico-obligacionales o cambiarios: Estos son a los cuales se les atribuye un derecho de crédito. Ej: cheque.
Título jurídico-personal o de participación: Este hace referencia a que brinda una posición dentro de una organización con lo cual asegura su participación dentro de ella. Ej: acción.
Título jurídico-reales o de tradición: Estos certifican la propiedad acerca de un bien o la disponibilidad del mismo. Ej: Resguardo de depósito.
De acuerdo a su circulación
Títulos valores a la orden: Estos se les atribuye a una persona especial y pueden incluir otros titulares expresos dentro del documento.
Títulos nominativos: Hace referencia a que el efectivo sólo se le transfiera a una persona, la persona a la cual se le va a realizar la transferencia debe estar explícita dentro del mismo título.
Títulos valores al portador: Hace referencia a que la persona portadora del documento puede realizar la transacción puesto que en el documento está explícito “páguese al portador” cabe aclarar que esto sólo se aplica en el caso que la obtención de este título sea de forma legal.
✅ Reconocimiento del título
Cada título tiene unas características específicas que determinan la funcionalidad de este, sin embargo, todos los títulos deben cumplir de manera obligatoria con dos requisitos mínimos legales estos requisitos son:
La firma de la persona que crea el título.
El derecho que incorpora el título.
Hay algunos datos que se pueden llegar a omitir dentro de los títulos pero que sin embargo son fundamentales uno de estos es por ejemplo si no se establece el lugar de cumplimiento, se puede llegar a asumir que va a ser el domicilio de la persona quien creó el título.
Así como el anterior está por ejemplo la fecha sino se establece se puede llegar a asumir que es la fecha en la que se entregó al tenedor del título.
✅ Los títulos valores más comunes
En el ámbito legal colombiano existen múltiples títulos valores que se emplean en la industria del comercio, sin embargo, los más importantes y reconocidos en Colombia son:
Pagaré: Es un título con finalidad crediticia en el cual se compromete una persona a otra de terminar de pagar el préstamo realizado, antes del tiempo pactado.
Letra de cambio: También es un título con finalidad crediticia en donde se establece el pago de una persona a otra cumpliendo con ciertas características como son el lugar y el tiempo.
Cheque: El cheque hace referencia a un documento en el cual una persona puede reclamar un dinero desde la cuenta corriente del que giró el cheque.
Factura: Este soporte permite evidenciar que hay una transacción comercial, entre una persona y otra o organización.
Acciones: Hace referencia a que el que posee las acciones de una organización tiene derecho a recibir parte proporcional de las utilidades que obtiene la organización, así como también tener una participación en la toma de decisiones.
✅ Título valor en blanco
Un título en blanco es aquel documento que se puede llenar por parte del tenedor acorde a las condiciones e instrucciones que establezca el girador, sin embargo, este título no es muy común.
La única condición es que el girador debe de firmar el título valor luego de esto el título ya se puede negociar o transferir si se cumple con:
Con que el girador así lo estipule.
Que la naturaleza del título lo permita.
Se diligenció bajo las pautas y parámetros establecidos por el girador.
✅ Endoso de títulos valores
De acuerdo al artículo 781 del Código de Comercio que se estableció en el año 1887 el endoso es una persona que puede llegar a ceder su propiedad con respecto al título valor hacia otra persona que sea el caso de un tenedor, un portador, un beneficiario entre otros.
Para comprender mejor es necesario entender dos términos, el primero es endosante que hace referencia a la persona que cede su propiedad y endosatario es aquella persona que recibe esta propiedad.
Endoso en propiedad
Este hace referencia a que además de recibir la propiedad del título también se ceden todos los demás derechos se le conoce también como endoso pleno.
Endoso en procuración
Este hace referencia a que si bien no se transfiere la propiedad de título si le da capacidad al endosatario para que actúe en nombre del endosante.
Endoso en garantía
En este caso la primera persona que sea endosatario tiene la facultad de gozar de todos los derechos, sin embargo, si se llega a realizar un endoso, este endoso pasará de inmediato a ser un endoso en procuración sin necesidad de que se exponga de forma explícita.
✅ Aspectos importantes de los títulos valores
¿Qué es la literalidad en los títulos?
La literalidad significa que se debe obedecer de forma obligatoria lo que se dispone en el título valor al pie de la letra.
¿Qué ocurre si los números no coinciden con las letras?
En el caso de que se ponga explícito en números el valor a pagar y con palabras el monto pero éste no corresponde al valor en números, se va a considerar el monto de menor valor expresado en palabras.
En el caso de que esto ocurra con un cheque es necesario para algunos bancos una rectificación en la parte posterior del cheque con la firma del girador, sin embargo, hay otros bancos que exigen que se cambie el cheque.
Acción cambiaria
Esto hace referencia a que el tenedor del título si llega a ser necesario puede cumplir los derechos a los cuales tiene alcance mediante un organismo judicial, por ejemplo mediante una demanda.
✅ Prescripción en los títulos valores
La prescripción hace referencia al tiempo en el cual tiene validez la acción cambiaria si se llega a pasar de este lapso de tiempo el tenedor del título no puede llegar a realizar ninguna acción judicial.
Prescripción de acuerdo al título
Para los vales: La prescripción de las acciones en contra del librador se presentan cuatro años contando desde la fecha del vencimiento. En el caso de acciones contra los endosantes y avalistas si tiene un año contando desde la fecha de vencimiento. Prescripción de las acciones con respecto a la persona que realizó el pago versus los obligados cuentan con seis meses desde el día en que se realizó el pago o desde el día en que se notificó la demanda.
Para letras de cambio: Contra el girador son tres años que se contabilizan desde el vencimiento de la letra. Contra el librador, endosantes y avalistas un año que se contabilizan desde la fecha del protesto por falta de pago. Contra los demás obligados seis meses desde que se pagó o se notificó.
Cheques: Contra el librador, endosantes y alista 6 meses. Contra los demás obligados son 6 meses.
La finalidad del formato 2516 es aclarar las diferencias que se presentan entre los resultados contables y fiscales es por este motivo que también se le conoce como conciliación fiscal.
Esta responsabilidad le corresponde a las personas o sociedades que tengan que responder a impuestos de renta y por ende estén obligados a llevar una contabilidad todo acorde al artículo 772 -1 del Estatuto Tributario.
De acuerdo al decreto 1625 de 2016 se establece que los contribuyentes con ingresos fiscales brutos inferiores a 45000 UVT no deberán diligenciar o presentar reporte conciliación fiscal por medio de los servicios informáticos o electrónicos de la DIAN.
✅ ¿Cuándo se presenta el formato 2516?
Como tal no hay una fecha establecida bajo la cual se deba presentar el formato 2516, sin embargo, se debe presentar antes de la fecha de la declaración de renta.
El formato 2516 se presenta un año después al igual que sucede con la declaración de renta, por ejemplo, el formato 2516 del año gravable 2018 se deberá presentar en el 2019.
✅ Casos en los que se usa el formato
Este formato tiene diferentes versiones que se usarán teniendo en cuenta lo siguiente:
La persona natural que declara en el formulario 210 y que esté obligado a llevar contabilidad para este caso deberá utilizar el formato 2517 versión 2.
Persona natural o jurídica que declaró utilizando el formato 110 y que lleve contabilidad también debe emplear el formato 2516 versión 3.
Cualquiera de las versiones anteriores se pueden obtener en la sección de prevalidadores puesta por la DIAN en donde se establecen las formas de usar y sus respectivas guías de uso.
✅ Información a incluir en el formato
Información que se debe añadir a la conciliación fiscal se encuentra estipulada dentro del artículo 171 decreto 1625 del 2016, el cual establece:
Control de detalle
El control de detalle hace referencia a una herramienta que se implementa de manera autónoma por el contribuyente la cual permite evidenciar las diferencias que surgen entre los sistemas de reconocimiento y medición de lo estipulado en los marcos técnicos normativos contables y las disposiciones del Estatuto Tributario.
Reporte de conciliación
Este hace referencia a un informe que consolida los datos contables y fiscales en donde se evidencian los saldos y también se consolidan y se explican las diferencias que surgen entre la aplicación de los marcos técnicos normativos y las disposiciones del Estatuto Tributario.
✅ Sanciones si no se presenta el formato 2516
Sí contribuyente no presenta el formato 2516 o lo hace de manera extemporánea obtendrá una sanción por irregularidad en la contabilidad con lo cual él debe liquidar esta sanción generada por la DIAN por medio de una resolución independiente.
Es aquella sanción que debe pagar una persona o empresa cuando no hace la declaración tributaria dentro del tiempo que le correspondía.
Cada año el Gobierno Nacional decreta los plazos bajo los cuales se debe de realizar el pago de los impuestos nacionales, este conjunto de fechas se le conoce como calendario tributario, esto también ocurre con los impuestos departamentales y municipales.
La fecha límite de pago hace referencia que hasta ese día se puede llegar a realizar el pago sin empezar a contar intereses de mora o sanciones.
Existen momentos en los cuales las fechas límites de pago se modifican, pero esto sólo ocurre cuando hay inconvenientes para cada uno de los contribuyentes.
✅ Marco normativo de esta sanción
De acuerdo al Estatuto Tributario en sus artículos 641 y 642 es en donde se encuentra este tipo de sanción.
Allí mismo se establecen las situaciones bajo las cuales se realiza una sanción extemporánea.
En estos artículos también se habla del término emplazamiento el cual es un acto administrativo que emite la DIAN cuyo objetivo es notificar al contribuyente que debe cumplir con sus obligaciones puesto que dejó de hacerlo.
✅ Cálculo de la sanción antes de emplazamiento
En el artículo 641 se establece que si todavía no se ha realizado un emplazamiento al contribuyente éste debe decidir presentar su declaración.
Tarifa de sanción antes de emplazamiento
El valor a pagar corresponde al 5% por mes o fracciones de mes, sin embargo, el monto total no puede llegar a superar el 100% del impuesto o retención a pagar.
Cálculo de la sanción
La base sobre la cual se va a aplicar el porcentaje correspondiente de la sanción corresponde al monto que debió pagar el contribuyente antes de vencerse el plazo.
Si es el caso en el que el valor a pagar es 0 la sanción se va a calcular a partir de los ingresos o el patrimonio del contribuyente.
Base cuando no hay saldo a pagar
Sanción a partir de los ingresos: Cuando no se conoce el valor a pagar el concepto de la declaración de renta o en la retención la sanción se va a calcular a partir de los ingresos reportados del contribuyente en este caso la tarifa será el 0.5% por cada mes o fracción de mes sin que exceda un porcentaje del 5%.Sanción a partir del patrimonio: Cuando no se conoce el valor a pagar y tampoco se conocen los ingresos, el siguiente paso es calcular la sanción a partir del patrimonio lo cual corresponde a una tarifa del 1% sin que supere el 10% del patrimonio del contribuyente.
Cuando uno no conoce el saldo a pagar por concepto declaración hace que sea de mayor dificultad la liquidación de la sanción por extemporaneidad ya que el cálculo requiere más análisis y precaución para evitar errores que podrían llegar a generar una reliquidación de la sanción.
✅ Cálculo de la sanción después de emplazamiento
Cuando el contribuyente no realizó el pago y ya había sido notificado de ello, la sanción se duplicará con respecto a lo calculado antes del emplazamiento.
Si eres objeto de inspección tributaria también debes realizar el cálculo del pago de la sanción bajo estos términos.
Tarifa de sanción después de emplazamiento
Si el contribuyente no realizó el pago después del emplazamiento o después de una inspección tributaria se le aplicará una tarifa del 10% cuyo tope equivaldrá al 200% del valor a pagar en el tiempo hábil.
Cálculo de la sanción
En este caso la base seguirá siendo la misma que corresponde al monto que debió pagar antes de la fecha límite. También si es el caso de no tener el valor a cancelar se calculará el valor de la sanción a partir de los ingresos o patrimonio del contribuyente.
Base cuando no hay saldo a pagar
Sanción a partir de los ingresos: En este caso se va a hacer el cálculo de la sanción a partir del 1% de los ingresos por mes y cuyo límite es el 10% de los ingresos.Sanción a partir del patrimonio: Cuando no se conoce el saldo a pagar ni tampoco se cuenta con ingresos el cálculo del pago de la sanción se realizará a partir del patrimonio que equivaldrá al 2% y no superará el valor del 20% del patrimonio del contribuyente.
✅ Base para calcular la sanción cuando no hay ningún valor
Cuando el contribuyente no conoce el valor a pagar, no cuenta con ingresos y adicionalmente no tiene patrimonio se aplica lo estipulado en el artículo 639 del Estatuto Tributario que hace referencia al pago de la sanción mínima.
✅ Pago de sanción de extemporaneidad con saldo a favor
Aunque la declaración sea con saldo a favor del contribuyente si no se realiza el trámite dentro de la fecha límite Igualmente tendrá sanciones de extemporaneidad.
✅ Sanción de extemporaneidad de activos del exterior
En este caso la sanción aumentada con lo cual la tarifa a pagar equivale al 1.5% sobre el valor de los activos que posee el contribuyente en el exterior, esta tarifa se aplica cada mes o fracción de mes, hay que considerar que también es este el monto de la sanción si es antes de tener un emplazamiento.
Si por otro lado la persona ya fue notificada el valor de la tarifa equivaldrá al 3%.
El límite de la sanción equivaldrá al 25% de los activos que posee el contribuyente en el exterior.
✅ Cálculo del tiempo para pagar la sanción
Para determinar los meses en los cuales se realiza el pago es necesario que se tomen las fracciones de mes o sea los días como meses, por ejemplo si una persona se retrasó con el pago de la sanción un mes y dos días, se considerará la sanción como 2 meses.
✅ Sanción por extemporaneidad y el no declarar
Estos dos términos son totalmente diferentes y no deben aplicarse al mismo tiempo.
La contabilidad comercial se encarga del estudio y control del patrimonio dentro de las empresas comerciales, tiene un enfoque especial en los movimientos de las compras y ventas de la mercancía utilizando diferentes técnicas que brindan información para posteriormente realizar la toma de decisiones.
Entendiéndolo de otra manera la contabilidad comercial se encarga de controlar los activos de la empresa y realizar el análisis de estos.
✅ Objetivo de la contabilidad comercial
El objetivo de este tipo de contabilidad es revisar los estados financieros, el flujo de caja, ayudar en la planificación tributaria y financiera, revisar las nóminas, analizar los activos y pasivos de la empresa entre otras funciones.
En lo que se diferencia la contabilidad comercial es que registra los hechos administrativos que tienen relación con:
Stock de las mercancías.
Rebajas y descuentos en los productos.
Devolución de mercancías.
Compra y venta de bienes.
Impuestos a las ventas.
Así que cualquier empresa que realice este tipo de actividades debe de considerar importante el uso de la contabilidad comercial.
✅ Características de la contabilidad comercial
Dentro de las empresas es importante prestar atención a dos factores que pueden llegar a generar afectaciones, estos son el costo de almacenamiento del inventario y el costo de la distribución ya que también pueden llegar a repercutir en el precio del producto.
Es por esto que la contabilidad comercial revisa cada uno de estos detalles y regula de forma adecuada los movimientos de las mercancías, Identificando oportunidades de reducción de costos y eficiencia en el inventario.
✅ Campo de aplicación de la contabilidad comercial
El campo de aplicación de la contabilidad comercial es muy amplio ya que funciona muy bien en las empresas que tienen una diversa oportunidad comercial, al igual que aquellas empresas que son pequeñas, ya que ambas pueden tener beneficios y optimizar sus procesos de negocio.
Sin embargo, el alcance de la contabilidad comercial no aplica para ningún tipo de proceso productivo.
✅ Importancia de la contabilidad comercial
Si bien permite realizar un análisis detallado de los activos y movimientos de las mercancías en la empresa también permite que se genere información sobre el pago de los impuestos, cálculo de nóminas, la gestión financiera fiscal y empresarial como un conjunto de la empresa.
Este es un tipo de sociedad que es muy conocido por las siglas S.A es uno de los tipos de sociedades que operan en Colombia y se caracteriza porque puede comerciar con el capital y con sus acciones en el mercado de valores.
Este tipo de sociedades está regulado en el marco legal colombiano en el artículo 373 del Código de Comercio. Allí mismo se establecen las responsabilidades y requisitos necesarios para que se cumpla con este tipo de sociedad.
El número mínimo de socios para crear una sociedad anónima es de 5 personas, sin embargo, no tiene un límite para la cantidad de socios.
✅ Capital de este tipo de sociedad
El capital de este tipo de sociedades está conformado por las acciones que se pueden llegar a negociar en el mercado de valores.
Capital autorizado: Este hace referencia al capital máximo que puede llegar a tener la organización y se establece por los estatutos.
Capital suscrito: Del total del capital autorizado, los socios se deben comprometer a aportar una parte al ser un tipo de sociedad anónima el mínimo mínimo debe ser el 50% del capital autorizado, puesto que esto está estipulado en el artículo 376 del Código de Comercio.
Capital pagado: Al momento de crear la empresa los socios deben pagar una parte de lo que establecieron al capital suscrito, El capital pagado no puede ser inferior a la tercera parte del capital suscrito.
✅ Requisitos de este tipo de sociedad
La creación de este tipo de sociedad anónima debe ser por medio de una escritura pública adicionalmente debe estar suscrito al registro mercantil en la cámara de comercio, en donde se establezca su sede principal y las sucursales si es el caso.
Los datos que debe tener la escritura pública para este tipo de sociedad son:
Domicilio social.
Capital social.
Tiempo de duración de la sociedad.
Causales de disolución en el caso que haya una disolución.
Nombres y apellidos de los accionistas.
Y un objeto social determinado.
Recuerda que este tipo de sociedad debe tener las siglas S.A al final, si no se llega a cumplir con este requisito la responsabilidad de los socios pasará a ser una sociedad solidaria.
✅ Responsabilidad de los socios
Los socios de este tipo de sociedad anónima deben responder por el monto que aportaron siempre y cuando la sociedad haya sido constituida de forma correcta.
✅ Derechos de los socios de una sociedad anónima
El socio que tiene una acción o acciones en la sociedad anónima tiene derecho a:
Derecho a opinar y dar un voto en la asamblea general de accionistas para la toma de decisiones.
Tendrá parte de las utilidades de acuerdo a lo establecido en los estatutos.
Tendrá la posibilidad de vender sus acciones si lo desea, a no ser que tenga un derecho de preferencia a favor de la sociedad anónima.
Puede consultar y revisar documentos financieros de la sociedad, esto en un periodo de 15 días hábiles anteriores a la siguiente reunión de asamblea general de accionistas.
Recibir el monto de los activos correspondientes a sus acciones una vez se liquide la empresa y cuando la organización haya pagado cada una de las deudas que tenga.
✅ Asamblea general de accionistas
La máxima autoridad en este tipo de sociedades y toma de decisiones administrativas es la asamblea general de accionistas ya que se considera el máximo órgano administrativo y se van a ir realizando las reuniones a medida del quórum de los socios.
Funciones de la asamblea general
De acuerdo al Código Sustantivo del Trabajo en el artículo 420 en donde se establecen las funciones que tiene este tipo de asamblea:
Establece las reservas dispuestas en el marco legal consideradas como reservas legales.
Establecer el valor de los dividendos al igual que cuando se paga y la manera en que se paga.
Vigilar y tomar decisiones frente a los administrativos de la empresa.
Tienen el poder de renovar o cambiar el personal de la empresa de acuerdo a lo que se requiera.
Establecer las acciones necesarias para que la empresa progrese.
Y todas las demás funciones establecidas en los estatutos y contempladas por la ley colombiana.
Reuniones de la asamblea general
No hay fechas estipuladas ya que las reuniones se pueden realizar cuantas veces sean necesarias por los accionistas de acuerdo al Código de Comercio en el artículo 422 hay dos tipos de reuniones las cuales son ordinarias y extraordinarias.
A manera general si es necesario que se realice por lo menos una reunión ordinaria al año la cual debe estar estipulado en los estatutos.
En la reunión ordinaria suele tratar temas como:
Nombrar nuevos directivos.
Revisar las cuentas y el balance general de la empresa.
Evaluar la dirección en la que va la empresa.
Establecer la distribución de utilidades.
En cuanto a las reuniones de carácter extraordinario, se realizan las reuniones cuando sucede un evento imprevisto o de carácter urgente este tipo de reuniones pueden ser convocadas por:
Revisor fiscal.
La superintendencia de sociedades.
La junta directiva de la sociedad anónima.
El representante legal.
✅ Junta directiva de la sociedad anónima
Por obligación las sociedades anónimas deben de contar con una junta directiva la cual debe estar conformada con un mínimo de 3 personas, estas personas deben de tener suplentes en el caso que no puedan asistir a las reuniones.
Para poder ser parte de la junta directiva se considera cierta restricción la cual es entre las personas no puede haber algún parentesco, tercer grado de consanguinidad o primero civil, a excepción de las sociedades familiares.
Funciones de la junta
Las funciones de la junta directiva estarán establecidas en los estatutos, en el caso que no estén establecidos allí está junta tendrá la facultad de realizar contratos que se encuentren dentro del objeto social de la empresa.
✅ Representante legal de la sociedad anónima
Es necesario que este tipo de sociedad cuente con un representante legal el cual va a ser nombrado por la junta directiva y la asamblea general de accionistas, esto depende de lo establecido en los estatutos.
Una vez este nombrado el representante legal debe realizarse el registro mercantil, si se va a remover a la persona del cargo de representante legal es necesario remover lo del registro mercantil y el que toma esa decisión de cambiar el representante legal es la junta directiva o la asamblea general de accionistas.
✅ Acciones en la S.A
Una de las características de este tipo de acciones es que se puede vender o negociar de manera directa en el mercado de valores sin tener alguna restricción, adicionalmente este tipo acciones no se puede dividir esto quiere decir que si una acción tiene más de un dueño, sólo uno de ellos puede recibir los beneficios de esa acción.
✅ Dividendos en la S.A
El pago de los dividendos dependerá de la participación de cada uno de los accionistas de la empresa, esto debe ser aprobado en la asamblea general de acuerdo a los estados financieros y finalmente debe ser calculado a partir de las reservas legales y provisiones de los impuestos.
Nota: Y el pago de los dividendos se puede llevar a cabo en efectivo o por medio de nuevas acciones.
Este tipo de sociedad está reglamentada en la legislación colombiana bajo el código de comercio colombiano en el artículo 353 al 372, el nombre hace referencia a que existe cierto tipo de limitación con el monto que pueden realizar los socios al momento de realizar o constituir una sociedad mercantil.
La sociedad limitada hace referencia a que cuando la sociedad creada no pueda hacer frente a sus obligaciones o deudas los socios no deban cancelar estas deudas con su capital personal y por el contrario sólo deben responder por el capital que aportaron a la sociedad. Sin embargo, hay una excepción y es cuando hay deudas por impuestos bajo este parámetro si deben responder en todo momento.
✅ Características de esta sociedad
Para que se cumpla con una sociedad limitada debe de ceñirse a las siguientes características:
Razón social
En cuanto a la razón social es un factor muy importante ya que si no se cumple con lo establecido en el código de comercio esta sociedad limitada pasará a ser una sociedad ilimitada y solidaria, es por ello que debe añadirse a la razón social las siglas Ltda, al finalizar, con esto se especifica que tipo de sociedad mercantil es.
Cantidad de socios
De acuerdo al código de comercio este tipo de sociedad puede tener un máximo de 25 socios en total, aunque no está un mínimo de socios es importante aclarar que varios expertos consideran que el mínimo son 2 socios.
Capital social
En el caso de este tipo de sociedad el capital se divide por cuotas de mismo valor con base al capital pagado al momento de constituir la sociedad y por otro lado no existe un plazo para suscribir o pagar el capital cosa que sí sucede con las demás sociedades mercantiles.
Reserva legal
Este tipo de sociedad debe tener una reserva legal, la cual se va a calcular a partir de las utilidades netas contables generadas por la sociedad limitada, a este valor se le multiplica el 10% tal cual lo establece la ley.
Administración y representación
Este tipo de sociedad debe contar con una junta de socios o puede llegar a delegar esta función a un administrador, sin embargo, el máximo órgano administrador debe ser la junta de socios además la estructura directiva de la sociedad queda a voluntad de los socios.
✅ Crear una sociedad limitada
Para crear este tipo de sociedad es importante que se constituya ante un notario por medio de una escritura pública, adicionalmente es obligatorio la inscripción en el registro mercantil ante la Cámara de Comercio.
Este es un documento que debe de entregar el empleador al empleado anualmente, en donde se especifica cada uno de los pagos que realizó esté al empleado por las labores realizadas incluyendo todos los conceptos legales.
La DIAN por medio del formulario identificado con el número 220, hizo que se facilitará el cumplimiento de los empleadores con respecto a esta obligación.
Ten presente que este documento lo diligencia el empleador es por este motivo que no lo puedes consultar en internet, más abajo en este artículo te anexamos un formulario 2020 para que lo puedas descargar.
✅ ¿Cómo diligenciar el formulario?
En este formulario se te solicitará una serie de información que debe llenar el empleador, ten presente que este formulario cuenta con 78 renglones y que adicionalmente todas las cifras se deben de aproximar al múltiplo de 1.000 más cercano.
✅ Parte del empleador
En el apartado “retenedor” el empleador debe de diligenciar toda la información correspondiente a la empresa y en el apartado “trabajador” los datos del empleado.
Para el periodo de certificación se debe tener en cuenta desde el inicio de las labores hasta la fecha que solicite el empleado o en la mayoría de los casos hasta el 30 de diciembre del año pasado.
En el apartado “concepto de los ingresos” el empleador debe colocar cada uno de los pagos que ha realizado al empleado de acuerdo a los conceptos estipulados allí.
El apartado “concepto de los aportes” el empleador se encarga de registrar los valores que pagó a cada una de las entidades.
Finalmente en el renglón 55 se debe de colocar las retenciones que se le han realizado al empleado si no hay ninguna retención, la casilla se deja en blanco.
Por parte del empleado o pensionado
En este apartado el empleado o pensionado se debe encargar de llenar estos datos, adicionalmente en el apartado otros ingresos el empleado o pensionado debe de especificar cada uno de los bienes que posee con su respectivo valor al igual que las deudas.
A continuación te dejamos el formulario 220 para el año 2020.
Si bien hay organizaciones que son muy rentables es importante que las organizaciones revisen de manera correcta sus utilidades prestando mucha atención a su efectivo, saldo de cuentas bancarias y saldos en las cajas ya que en algún momento se puede presentar una situación de liquidez es por ello que se han diseñado unos indicadores que permitan evidenciar este fenómeno.
A manera simple de ver cuando una empresa no tiene los medios financieros para pagar sus facturas a un largo, corto o mediano tiempo va a enfrentarse a una crisis financiera.
✅ Los indicadores de liquidez
Estos indicadores lo que buscan es que se pueda evidenciar de manera fácil y sencilla la capacidad financiera de la empresa para pagar sus cuentas sea en el corto, mediano o largo plazo para asi evitar una crisis financiera. Para ello hay diferentes indicadores y a continuación te vamos a mostrar algunos de ellos:
Razón corriente
Este es un indicador que se utiliza para identificar cuantos activos se poseen para saldar el total de las deudas que sean a corto plazo, la fórmula es:
Cuando se tiene un valor elevado en el resultado significa que se tienen suficientes activos para responder a las deudas, el valor óptimo es de 1.5.
Prueba ácida
En este caso no se contemplan los activos presentes en los inventarios considerando así sólo los activos de fácil conversión que sirven para respaldar las deudas u obligaciones en el corto plazo, la fórmula es:
Este indicador hace referencia a la cantidad de activos que quedan después de saldar las deudas a corto plazo que tiene la organización, hay que reconocer que este indicador es de los más importantes para conocer la liquidez, la fórmula es:
Capital de trabajo = Activo corriente – Pasivo corriente.
Rotación de inventario
Este sirve para determinar cuánto dura los inventarios antes de que sean vendidos, es por ello que si se tiene un valor alto hará referencia de que es un mal indicio para el ciclo de efectivo y por ende para liquidez de la organización, la fórmula es:
Rotación de inventario = Costo de mercancías vendidas / Promedio de inventarios.
Rotación de cuentas por cobrar
Por otro lado la rotación de cuentas por cobrar hace referencia al número de días que tardan las cuentas por cobrar en convertirse en efectivo, está determinado por las políticas de cobro de la organización, la fórmula es:
Rotación de cuentas por cobrar = Ventas a crédito / Promedio de cuentas por cobrar.
✅ Indicadores de liquidez y el ciclo de efectivo
Para comprender de forma correcta cada uno de los indicadores anteriormente mencionados es importante entender cómo funciona el efectivo en una empresa es por ello que primero debemos analizar el ciclo operativo de flujo de caja de una empresa de la siguiente forma:
El ingreso de dinero de la empresa se debe a causa de las ventas o prestación de servicios de la empresa, que posteriormente se convierten en efectivo, hay algunas cuentas que no se cobran de inmediato y se les conoce como “cuentas por cobrar” las cuales hacen referencia al saldo a pagar por parte de los clientes.
Los elementos que influyen de forma directa los niveles de efectivo de la empresa son las políticas de pago a los proveedores y la eficiencia en el cobro, otros elementos importantes son los inventarios, las materias primas y bienes de la empresa.
Recuerda que entre más pasa el tiempo y los inventarios no se conviertan en efectivo más esfuerzo debe realizar el flujo de caja de la empresa para que funcione sin que se estén vendiendo los productos.
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