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✅ ¿Qué es la ARL en Colombia?

La ARL es la aseguradora de riesgos laborales cuya finalidad es cubrir y prevenir los accidentes o enfermedades que ocurren en el ámbito laboral, es importante saber que estas organizaciones están reguladas controladas y vigiladas por el Ministerio de salud de Colombia.

Las principales funciones que realiza la ARL son:

Promover una buena responsabilidad por parte de los empleados con respecto a su salud en el entorno laboral.
Brindar la atención médica necesaria para los trabajadores que sufren de un accidente o enfermedad laboral.
Dar asesoramiento mediante las jornadas de prevención.
Realizar el pago de las incapacidades cuando estás están relacionadas a accidentes laborales.

✅ ¿Quiénes deben afiliarse?

Todas las personas que se encuentran laborando y tienen un contrato laboral deben de estar afiliados a una ARL no importa el tipo de contrato o la duración de este. Adicionalmente se les debe pagar la afiliación a la ARL a:

Servidores públicos.
Los estudiantes del SENA que se encuentran en la fase de prácticas.
Los pensionados que realizan trabajos como independientes.
Las personas que están vinculadas por medio de un contrato de prestación de servicios.
Los estudiantes de universidades que están en la práctica profesional.
Trabajadores que realizan actividades que se consideran de alto riesgo.
Personas que pertenezcan a gremios o asociaciones.
Personas que hagan parte de la cruz roja, defensa civil o cuerpo de bomberos.

✅ ¿Quién paga la ARL?

Esto depende del tipo de contrato o vinculación que posee el empleado con respecto a la empresa, las responsabilidades pueden variar y así se establece quién debe pagar el aporte:

Para los trabajadores que tienen un contrato laboral la empresa es quién realiza el pago.
Los trabajadores independientes que tengan un contrato por prestación de servicios y pertenezcan a nivel de riesgo 1, 2 y 3 ellos mismos tienen que realizar el pago.
Los trabajadores independientes que tengan contrato por prestación de servicios y pertenecen a los niveles de riesgo 4 y 5 la empresa será la encargada de realizar el aporte.

La empresa tiene derecho de exigir el pago a los prestadores de servicio.

Adicionalmente los empleados independientes que tengan diferentes contratos de prestación de servicios sólo deben de realizar el pago y estar afiliados a una ARL.

✅ La base y tarifa de la ARL

La base para realizar el cálculo para pagar la ARL es el ingreso base cotización.

El valor a pagar de la ARL depende del nivel de riesgo en el que se encuentra el afiliado, a continuación te mostramos la tabla:

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✅ El conocido ciclo PHVA y sus respectivas fases

Las iniciales del ciclo PHVA hacen referencia a planificar, hacer, verificar y actuar, el cual es un instrumento que se utiliza para los sistemas de calidad el cual está dividido en cuatro fases cuyo objetivo es solucionar problemas, realizar control y lograr una mejora continua de los procesos y productos dentro de las organizaciones también es conocido como el ciclo Deming.

El objetivo de este ciclo es ayudar a entender cómo surge un problema y cómo se puede solucionar, hay que aclarar que el ciclo Deming tiene un enfoque principal en las causas más no en las consecuencias del suceso o sucesos

Una vez se identifica en la organización una oportunidad de mejora se definen las acciones para realizar o llevar a cabo los cambios necesarios para que se apliquen estás mejoras, logrando así una eficiencia y calidad más óptima de la organización.

Este ciclo se basa en la premisa de que ningún sistema es infalible o no puede mejorarse, logrando así que sea un ciclo continuo en el cual se puede estar continuamente revisando y mejorando los procesos para lograr lo que se conoce como una mejora continua.

✅ Fases del ciclo PHVA

Este ciclo tiene cuatro principales fases y cada una de estas fases tiene diferentes pautas que se deben seguir para que el desarrollo de las mejoras sea eficiente.

A continuación te mostramos las fases principales del ciclo:

Planificar

Lo que busca esta etapa del ciclo es identificar cuál es el problema a resolver, en esta misma etapa se establecen los indicadores para saber si se está cumpliendo con el objetivo o es necesario realizar algunas modificaciones.

Algunos procesos que debe de realizar las organizaciones en esta fase del ciclo son:

Elaboración del flujo del proceso.
Recopilar los datos.
Estudio de los hechos.
Elaboración de un análisis de la causa y el efecto.
Identificación de los elementos de control.
Realizar un análisis de los datos.
Colocar los datos en los elementos de control.
Establecer los objetivos.

A grandes rasgos en esta etapa lo que se busca es identificar cuáles son los factores que generan ese problema.

Hacer

En esta etapa del ciclo lo que se busca es realizar las acciones correctivas que se determinan en la etapa anterior con el fin de dar solución a esa problemática.

Es importante tener claro los objetivos trazados para no desviarse en los problemas identificados.

Esta fase también se puede dividir en tres etapas, las cuales son:

La ejecución en sí mismo.
Recopilar los datos para su posterior evaluación.
Formación de los empleados y directivos para que participen en el proyecto.

Si te dejan establecidas las actividades para dar solución a los problemas y estás están dentro del presupuesto y dentro del alcance de la organización se puede continuar con el ciclo.

Verificar

Está fase lo que busca es realizar un análisis y seguimiento de las acciones tomadas en la fase anterior con el objeto de identificar si se están logrando los objetivos o no.

En esta etapa lo ideal es realizar un seguimiento y supervisión a cada una de las actividades planteadas.

Para:

Comprobar sí se logró lo deseado.
Identificar los procesos que deban cerrarse y las oportunidades de mejora.
Evaluar la metodología del trabajo.

Actuar

En esta etapa final lo que se busca es revisar si las acciones tomadas para dar solución a los problemas fueron correctas o no, en el caso que no lo sean cuales serían entonces las próximas acciones a realizar para que se cumpla con ese objetivo establecido.

Con esto se garantiza la mejora continua en donde se identifican en cada una de las etapas las oportunidades de mejora.

✅ Beneficios del ciclo

Esta herramienta tiene diferentes ventajas frente a una organización ya que permite comprender en gran medida el funcionamiento de la empresa, a continuación te mostramos algunos de los beneficios más relevantes de aplicar el ciclo PHVA:

Busca la mejora continua.
Promueve el trabajo de equipo dentro de la organización.
Permite un aprendizaje continuo.
Logra una mejor eficiencia y eficacia de los procesos.
Realiza un diagnóstico de los procesos.
Permite analizar los proyectos más óptimos para la organización.

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✅ ¿Cuáles son los aportes parafiscales, las tarifas y plazos de estos?

Estos son pagos obligatorios que debe realizar el empleador a entidades como lo son: cajas de compensación familiar, el Sena y el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) por cada uno de los empleados que tiene contratado.

El pago de estos aportes los debe de realizar el empleador de acuerdo al salario que tiene el empleado, estos pagos se deben realizar mensualmente.

✅ ¿Quienes deben pagar los aportes parafiscales?

Toda persona que sea empleador debe afiliar a sus empleados y por ende debe realizar el pago de los aportes parafiscales a los empleados que considere permanentes. También debe afiliar a aquellos trabajadores que tengan un tiempo laboral superior a 4 horas diarias o más de 96 horas mensuales.

Aquellos trabajadores independientes no están obligados a realizar el pago a este tipo de aporte, sin embargo, pueden realizarlo de forma voluntaria. En el caso que tengan empleados bajo su responsabilidad si deben realizar el pago de los aportes fiscales.

Nota: Recuerda que la seguridad social es diferente a los aportes fiscales.

✅ Cálculo de los aportes parafiscales con base al IBC

Recuerda que el IBC es el salario que recibe una persona al momento de realizar una contraprestación de sus servicios sin incluir transportes, auxilios ni otros elementos que no se consideran como pago salarial.

✅ IBC para una persona incapacitada

Una persona que está incapacitada no recibe salario por el contrario recibe un auxilio de incapacidad, por ende en ese caso no se deben realizar aportes parafiscales durante el período de incapacidad.

✅ IBC para una persona en vacaciones

En este caso si se deben incluir los pagos parafiscales de acuerdo a los valores recibidos por concepto de vacaciones.

✅ Aportes parafiscales: Tarifas

Cada una de las entidades parafiscales cuenta con porcentajes diferentes de contribución, a continuación te mostramos los porcentajes que corresponde a cada entidad parafiscal:

Entidad parafiscal	Tarifa
Sena	2%
ICBF	3%
Caja de compensación familiar	4%

Tarifas trabajadores independientes

Como mencionamos anteriormente los trabajadores independientes pueden realizar el pago de forma voluntaria, a menos que tengan empleados bajo su manejo.

El aporte que realiza un trabajador independiente corresponde al 0.6% de un salario mínimo y ofrece unos beneficios como:

Capacitación.
Recreación.
Turismo y eventos sociales.

Si por el contrario se realiza un aporte del 2% de un salario mínimo se obtienen estos beneficios:

Capacitación.
Recreación.
Turismo y eventos sociales.
Subsidio a vivienda.

✅ Aporte parafiscal alivio de pagar

Algunos empleadores se encuentran exonerados de realizar el pago a entidades como el Sena y el ICBF, sin embargo, todos deben realizar el pago a la caja de compensación familiar.

Para poder tener esta exoneración debes de considerar esto:

Para acceder a esta exoneración según el artículo 114-1 del (E.T), los empleados no deben superar los 10 SMMLV, adicionalmente se deberá tener más de dos empleados fijos.

✅ Plazos para el pago de los aportes parafiscales

A continuación te dejamos el link en donde puedes verificar hasta qué fecha puedes realizar el pago de los aportes parafiscales de acuerdo al número de identidad o NIT.

Fechas de pago.

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✅ Herramienta: Liquidador de horas extras vía internet

En este artículo te vamos a mostrar una herramienta con la cual puedes calcular tus horas extras de manera fácil, sencilla y rápida, sin embargo, antes de mostrarte esta herramienta es importante que conozcas cómo se calculan las horas extras y en qué condiciones se debe realizar el cálculo.

✅ Pago de horas extras

De acuerdo a la legislación colombiana el pago y el concepto como tal de horas extras se encuentra en el artículo 159 del Código Sustantivo del Trabajo, en donde se estipula que es el pago que se realiza a algún trabajador cuando la jornada laboral normal ha culminado y aún así continúa realizando las labores de forma ordinaria. Recuerda que en Colombia el máximo de horas extras diarias es de 8.

El pago de las horas extras depende del tipo de contrato, si una persona tiene un contrato de media jornada que corresponde a 4 horas diarias y este trabajador continúa su labor después de este tiempo se le debe de considerar como horas extras.

✅ Herramienta para calcular el valor de las horas extras

A continuación te dejamos un link en dónde puedes consultar el valor de las horas extras que te deben pagar acorde a tu salario mensual:

Calculadora de horas extras.

✅ Características de las horas extras

El valor que te deben pagar por tus horas extras depende de algunos elementos a continuación te mostramos estos elementos:

Hora extra diurna

El valor de las horas extras diurnas se multiplica por 1.25 del valor normal de una hora laboral normal y la franja horaria es desde las 6 de la mañana a las 9 pm.

Hora extra nocturna

El valor de las horas extras diurnas se multiplica por 1.75 del valor normal de una hora laboral normal y la franja horaria es desde las 9 pm a las 6 am.

Hora ordinaria de día festivo

Es aquella hora que hace referencia a laborar en los días festivos y equivale al 1.75 del valor de una hora laboral normal.

Hora extra diurna de día festivo

El valor de las horas extras diurnas en día festivo es el 100% sobre el valor de la hora ordinaria y la franja horaria es de las 6 de la mañana a las 9 pm.

Hora extra nocturna de día festivo

El valor de las horas extras nocturnas en día festivo es el 150% sobre el valor de la hora ordinaria y la franja horaria es desde las 9 pm a las 6 am.

✅ Algunos recargos

Recargo nocturno de día festivo

Hace referencia a la hora de trabajo en jornada laboral normal pero cuya franja de trabajo es desde las 9:00 de la noche a las 6:00 de la mañana y en este caso a la tarifa se le aplica el 110%.

Recargo nocturno

Es en el caso cuando el trabajador realiza su jornada laboral desde las 9 pm a las 6 de la mañana en un horario habitual con lo cual obtiene un 1.35 del valor de la hora en horario diurno. Pero sin que sea una hora extra.

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✅ Lo que necesitas saber del Ingreso Base de Cotización (IBC)

El IBC es el valor que se toma como base para calcular la seguridad social y los aportes parafiscales de una persona específica sea independiente o dependiente.

El lBC se calcula de acuerdo al salario de las personas y otros elementos como las horas extra, honorarios y demás elementos que se consideran al realizar el pago.

Y de acuerdo al tipo de contrato se establece la forma en como calcular el IBC.

Costo de seguridad socual y aportes parafiscales

✅ IBC para personas independientes

Para este tipo de personas independientes el IBC dependerá si es por cuenta propia el trabajador independiente, si tiene contrato por prestación de servicios personales o un tipo de contrato diferente a estos.

Por cuenta propia

Hace referencia a las personas naturales que viven en Colombia que llevan a cabo actividades económicas por cuenta propia, que además no cuentan con empleados bajo su cargo y adicionalmente ellos mismos pagan su seguridad social.

Para el caso se aplica lo siguiente:

El porcentaje mínimo para calcular el IBC corresponde al 40% de los ingresos.
El valor mínimo del IBC corresponde al salario más bajo hasta el momento.
El valor máximo de cotización corresponde a 25 salarios mínimos.
Tanto la Arli como la caja de compensación son voluntarias.

Así el trabajador va tomar sus ingresos y posteriormente restarle los costos que tuvo para tener esos ingresos y le multiplicará al valor un 40% el resultado será el IBC.

Prestación de servicios

Son personas naturales que ofrecen un servicio o a otra sin que se incurra en costos ni subcontrataciones.

Para realizar el cálculo del IBC se multiplicarán los ingresos por el 40% en el caso de que el valor sea inferior a un salario mínimo se debe aproximar a este.

Contratos diferentes a los anteriores

Es el caso de las personas naturales que tienen a su cargo personal y adicionalmente pueden incurrir en gastos de insumos para llevar a cabo sus actividades.

También se contemplan aquellas personas que son rentistas de capital.

Las reglas de esta categoría son:

El IBC no puede ser inferior a un salario mínimo mensual.
El IBC no puede ser superior a 25 salarios mínimos mensuales.
Y el pago de la caja de compensación es voluntario.

Si deseas calcular el IBC para esta categoría se toman los ingresos y se le restan los costos que tengas con relación a los servicios prestados al resultado se le va a multiplicar el 40% y ellos será el IBC.

✅ IBC para personas dependientes

Aquí el pago del IBC en las personas que son dependientes y cuentan con un contrato laboral le corresponde al empleador que se debe encargar de liquidar el IBC y realizar el pago de la seguridad social.

Para realizar el cálculo se utilizan los ingresos totales del empleado Incluyendo los pagos laborales y en este caso no se podrá descontar el 40% como es en el caso de personas independientes.

✅ IBC para personas independientes y dependientes al mismo tiempo

Aquellas personas que ya cuentan con un contrato laboral y personalmente realizan actividades laborales independientes se deben encargar de cotizar su seguridad social por separado del contrato que ellos ya tienen.

A continuación te mostramos un ejemplo de cómo calcular el IBC.

✅ Ejemplo IBC

Si un empleado independiente devenga $3.000.000, el IBC debe ser igual a:

$2.000.000 X 40% = $1.200.000.

✅ Calculadora gratis de IBC

A continuación te dejamos una herramienta gratis con la cual puedes calcular tu índice de forma automática para ellos sólo debes dar clic en el siguiente link:

Calculadora IBC

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✅ Lo que necesitas saber de la Carta Laboral

La carta laboral es un documento el cual debe expedir el empleador en el caso que el empleado o trabajador lo solicite, con lo cual da validez de que existe o existió una vinculación laboral entre estos.

Esta obligación está contemplada en el artículo 57, numeral 7 del Código Sustantivo del Trabajo.

Nota:La carta laboral también es conocida como certificado laboral.

✅ Elementos de la carta laboral

Es indispensable que la carta laboral cuente con tres elementos primordiales, los cuales son:

El tiempo que se laboró o lleva laborando la persona.
El salario que tenía o tiene la persona.
Y el cargo con sus respectivas funciones.

El empleador puede simplemente contemplar estos tres elementos pero lo que no puede realizar es dar malos juicios en contra del empleado puesto que esto puede llegar a perjudicar el interés de un próximo empleador de contratarlo.

✅ Formato de carta laboral

Con el fin de facilitarte el realizar una carta laboral, a continuación te dejamos un formato o plantilla la cual puedes utilizar en tu caso.

✅ Consideraciones

No es necesario que la carta tenga un destinatario como tal.
Se te recomienda que incluyas un pie de página con los datos de contacto.
Las cartas laborales no tienen una validez superior a tres meses.

✅ Diferencia entre certificado laboral y carta de recomendación laboral

La diferencia radica en que la carta de recomendación laboral lo que busca es resaltar las cualidades de un empleado o trabajador mientras que la carta laboral busca dar validez de que el empleado trabajó o trabaja en la organización.

✅ Caso donde el empleador se niega a dar una carta laboral

En el caso que un empleado se niega a realizar la carta laboral cuentas con dos opciones:

La primera es que realices un derecho de petición ante el empleador.
La segunda opción es que puedes tramitar una acción de tutela ya que este procedimiento está avalado por la Corte Constitucional.

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✅ Todo lo que necesitas saber del contrato de trabajo

El contrato de trabajo está dentro de la legislación colombiana en el código sustantivo del trabajo en el artículo 22, en el cual se establece que tanto el empleador como el empleado se comprometen a cumplir con responsabilidades con el objeto de garantizar una correcta prestación de servicio del empleado.

Este documento busca formalizar la relación existente entre el empleador como con el empleado de modo que exista un compromiso entre estos, en Colombia existen diferentes tipos de contratos de trabajo los cuales te vamos a mostrar más adelante.

✅ Elementos de este contrato

De acuerdo al Código Sustantivo del Trabajo en el artículo 23 se deben cumplir con tres elementos primordiales para que no se vulneren los derechos del empleado, estos elementos son:

Prestación personal del servicio

Esto hace referencia que el trabajador no puede delegar sus funciones a otra persona con lo cual él es el único responsable de cumplir cada una de las labores correspondientes a su cargo.

Subordinación continuada

Este elemento hace referencia a las condiciones con las cuales debe cumplir el trabajador frente al empleador como son órdenes e instrucciones que debe realizar.

En éste se permite aclarar si existe una relación laboral con o no, si es el caso donde hay relación el empleado debe seguir instrucciones, los horarios e incluso cómo distribuir su tiempo de acuerdo a lo que el empleador considere.

Salario como retribución del servicio

En este se establece como son las cláusulas de pago, cuándo son los periodos de pago, que elementos contiene el pago sean auxilios, comisiones, primas y demás elementos contemplados en la ley colombiana.

✅ Contrato de trabajo: Características

A continuación te mostramos algunas características de este tipo de contrato:

Bilateral: Ambas partes se obligan a cumplir.
Consensual: Se va perfilando de acuerdo al consentimiento de las partes.
Conmutativo: Las partes saben que obtendrán un beneficio de su contraparte.
Tracto sucesivo: Se va cumpliendo el contrato a medida que se van cumpliendo las metas en el tiempo establecido.
Oneroso: Se prestan contraprestaciones económicas.

✅ Tipos de contrato

Hay diferentes tipos de contrato y pueden ser de acuerdo a su forma, duración o dependiendo la finalidad que tengan.

Contrato de acuerdo a su forma

Contrato verbal: Este tipo de contrato está en el artículo 38 del Código Sustantivo del Trabajo el cual consiste en formalizar un acuerdo verbal, hace referencia a que no hay un documento que soporte el contrato, sin embargo, este contempla con tres elementos importantes los cuáles son: La duración, Cuánto se va a pagar y cómo se va a pagar y Finalmente el rol que debe realizar el empleado.
Contrato de trabajo escrito: También está dentro del artículo 39 del Código Sustantivo del Trabajo y consiste en que se plasma en un documento el contrato en el cual se debe estipular la totalidad de cláusulas que se consideran entre las partes, adicionalmente este tipo de contrato cuenta con algunos aspectos importantes los cuáles son: Lugar de trabajo, salario y forma en la que se va a pagar, labor a desempeñar, identificación y domicilio de las partes y finalmente la duración y cláusulas.

Contrato de acuerdo a su duración

Contrato a término fijo: Este tipo de contrato está dentro del artículo 46 del Código Sustantivo del Trabajo su principal característica es que tiene un tiempo establecido desde el comienzo al final de las labores que debe realizar el empleado alguna de las condiciones que debe tener son: No debe superar los 3 años, sin embargo se puede renovar, se debe dar un preaviso de 30 días si se va a terminar el contrato, en un lapso inferior a un año lo máximo que se puede renovar son tres veces después de esto se debe renovar por más de un año, Es por escrito y puede tener cláusulas de exclusividad.
Contrato a término indefinido: Está dentro del artículo 47 del Código Sustantivo del Trabajo y en este caso no existe una fecha de terminación establecida este contrato terminará cuando alguna de las partes lo decida y debe contar con los siguientes aspectos: A no tener una fecha de terminación establecida, si el contrato depende de una obra o labor y finalmente si el trabajo es de tipo ocasional o transitorio.

✅ Consideraciones del contrato de trabajo

Cuando se realiza un contrato de trabajo, el empleador se compromete a cumplir con ciertas obligaciones de la ley colombiana algunas de estas pueden ser:

Respetar periodo de prueba.
Vacaciones.
Prestaciones sociales.
Salario mínimo.
Horas extras.
Auxilio de transporte.

✅ Contrato de prestación de servicios vs contrato de trabajo

Es muy común que se confunda el contrato de prestación de servicios con respecto a un contrato de trabajo, sin embargo el mezclarlos es completamente ilegal y erróneo puesto que no debe cumplir el empleador con los elementos anteriormente contemplados excepto que cumpla con los tres elementos del contrato de trabajo y por ende deberá reconocer cada una de las consideraciones del contrato de trabajo y adicionalmente una indemnización.

✅ Terminación de contrato

Si el empleador termina con justa causa el contrato éste sólo debe pagar lo dispuesto ante la ley correspondiente a salarios adeudados, prestaciones sociales entre otros.

Si por otro lado es por causa injusta, a la liquidación del empleado se le adicionará su correspondiente indemnización.

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