La nota crédito es fundamental en la parte contable, puesto que permite tener un mayor orden y control dentro de la empresa u organización puesto que su principal funcionalidad es el descontar un valor a una factura ya generada, de esta forma aquellas facturas que tengan errores no deberán ser anuladas sólo se deben corregir con una nota crédito.
Adicionalmente este documento se puede emplear bajo otras circunstancias en las cuales no se se incurra a un error de facturación, las otras situaciones son:
Aplicar descuentos.
No se pagará la factura.
Diferencias de valor entre el que se cobró con respecto al real.
Devolución de productos vendidos.
Se puede llegar a realizar más de una nota crédito a una factura siempre en cuando se especifique el motivo del porqué es necesario realizar otra nota crédito.
✅ ¿Cómo se emite una nota crédito?
Cuándo se realiza la nota crédito al cliente se debe pedir una copia anexando la a la factura en donde se le aplica el descuento que está explícito en la nota crédito en el caso en el que el cliente ya haya pagado la factura sin la nota crédito se puede registrar ese descuento a otra factura.
✅ Elementos que contiene la nota crédito
Para que ante la legislación colombiana una nota de crédito sea legal se debe cumplir con:
La fecha de emisión.
El motivo por el cual se realiza la nota crédito.
Número, código e identificación de la factura a la cual se le va aplicar la nota crédito.
El valor que se devuelve.
Datos del cliente.
Y datos de la empresa que genera la nota crédito.
✅ ¿Qué sucede si es una factura de forma electrónica?
En el caso que la factura sea de forma electrónica la nota crédito también se debe realizar de forma electrónica utilizando el tipo de formato XML y adicionalmente a ello se le debe entregar la copia de la nota de igual forma a la persona cómo se le entregó la factura.
Por ley la nota crédito debe ser enviada por la DIAN en el caso de que sea una facturación electrónica.
✅ Conciliaciones bancarias por medio de la nota crédito
En el caso de una nota crédito en los bancos suele haber confusión puesto que en este caso se trata de que cuando el banco emite una nota crédito que se evidencia en los extractos se ha de considerar ello como un ingreso a la empresa u organización, lo que significa que hay devolución de dinero por parte del banco a la empresa.
✅ Formato de la nota crédito
A continuación te dejamos un formato de una nota crédito que puedes emplear, este formato está en Excel:
Los títulos valores son documentos que representan una deuda, un dinero, una obligación en dónde se establece que dos personas llegan a un acuerdo frente a un asunto financiero o legal. Para entender lo más fácil un cheque es un documento de títulos valores en donde una persona plasma el valor que paga otra.
Este tipo de documentos están en el Código de Comercio en el artículo 619 y son indispensables para certificar lo que en ellos se incorpora también puede haber de diferentes tipos.
✅ Importancia
Este tipo de documentos son ampliamente utilizados a nivel mundial puesto permiten que las personas no tengan que mantener dinero en efectivo en sus bolsillos sino por el contrario pueden realizar otro tipo de obligaciones financieras y trámites por medio de estos documentos. Lo cual brinda una seguridad jurídica.
Un título de valor puede llegar a ser un soporte al momento de realizar una transacción económica ya que puede dar una seguridad ante un caso de mala fe en un mundo de los negocios.
✅ Clasificación
Actualmente en Colombia los títulos valores se pueden clasificar de acuerdo a su derecho incorporado o según la circulación.
De acuerdo a su derecho incorporado
Título jurídico-obligacionales o cambiarios: Estos son a los cuales se les atribuye un derecho de crédito. Ej: cheque.
Título jurídico-personal o de participación: Este hace referencia a que brinda una posición dentro de una organización con lo cual asegura su participación dentro de ella. Ej: acción.
Título jurídico-reales o de tradición: Estos certifican la propiedad acerca de un bien o la disponibilidad del mismo. Ej: Resguardo de depósito.
De acuerdo a su circulación
Títulos valores a la orden: Estos se les atribuye a una persona especial y pueden incluir otros titulares expresos dentro del documento.
Títulos nominativos: Hace referencia a que el efectivo sólo se le transfiera a una persona, la persona a la cual se le va a realizar la transferencia debe estar explícita dentro del mismo título.
Títulos valores al portador: Hace referencia a que la persona portadora del documento puede realizar la transacción puesto que en el documento está explícito “páguese al portador” cabe aclarar que esto sólo se aplica en el caso que la obtención de este título sea de forma legal.
✅ Reconocimiento del título
Cada título tiene unas características específicas que determinan la funcionalidad de este, sin embargo, todos los títulos deben cumplir de manera obligatoria con dos requisitos mínimos legales estos requisitos son:
La firma de la persona que crea el título.
El derecho que incorpora el título.
Hay algunos datos que se pueden llegar a omitir dentro de los títulos pero que sin embargo son fundamentales uno de estos es por ejemplo si no se establece el lugar de cumplimiento, se puede llegar a asumir que va a ser el domicilio de la persona quien creó el título.
Así como el anterior está por ejemplo la fecha sino se establece se puede llegar a asumir que es la fecha en la que se entregó al tenedor del título.
✅ Los títulos valores más comunes
En el ámbito legal colombiano existen múltiples títulos valores que se emplean en la industria del comercio, sin embargo, los más importantes y reconocidos en Colombia son:
Pagaré: Es un título con finalidad crediticia en el cual se compromete una persona a otra de terminar de pagar el préstamo realizado, antes del tiempo pactado.
Letra de cambio: También es un título con finalidad crediticia en donde se establece el pago de una persona a otra cumpliendo con ciertas características como son el lugar y el tiempo.
Cheque: El cheque hace referencia a un documento en el cual una persona puede reclamar un dinero desde la cuenta corriente del que giró el cheque.
Factura: Este soporte permite evidenciar que hay una transacción comercial, entre una persona y otra o organización.
Acciones: Hace referencia a que el que posee las acciones de una organización tiene derecho a recibir parte proporcional de las utilidades que obtiene la organización, así como también tener una participación en la toma de decisiones.
✅ Título valor en blanco
Un título en blanco es aquel documento que se puede llenar por parte del tenedor acorde a las condiciones e instrucciones que establezca el girador, sin embargo, este título no es muy común.
La única condición es que el girador debe de firmar el título valor luego de esto el título ya se puede negociar o transferir si se cumple con:
Con que el girador así lo estipule.
Que la naturaleza del título lo permita.
Se diligenció bajo las pautas y parámetros establecidos por el girador.
✅ Endoso de títulos valores
De acuerdo al artículo 781 del Código de Comercio que se estableció en el año 1887 el endoso es una persona que puede llegar a ceder su propiedad con respecto al título valor hacia otra persona que sea el caso de un tenedor, un portador, un beneficiario entre otros.
Para comprender mejor es necesario entender dos términos, el primero es endosante que hace referencia a la persona que cede su propiedad y endosatario es aquella persona que recibe esta propiedad.
Endoso en propiedad
Este hace referencia a que además de recibir la propiedad del título también se ceden todos los demás derechos se le conoce también como endoso pleno.
Endoso en procuración
Este hace referencia a que si bien no se transfiere la propiedad de título si le da capacidad al endosatario para que actúe en nombre del endosante.
Endoso en garantía
En este caso la primera persona que sea endosatario tiene la facultad de gozar de todos los derechos, sin embargo, si se llega a realizar un endoso, este endoso pasará de inmediato a ser un endoso en procuración sin necesidad de que se exponga de forma explícita.
✅ Aspectos importantes de los títulos valores
¿Qué es la literalidad en los títulos?
La literalidad significa que se debe obedecer de forma obligatoria lo que se dispone en el título valor al pie de la letra.
¿Qué ocurre si los números no coinciden con las letras?
En el caso de que se ponga explícito en números el valor a pagar y con palabras el monto pero éste no corresponde al valor en números, se va a considerar el monto de menor valor expresado en palabras.
En el caso de que esto ocurra con un cheque es necesario para algunos bancos una rectificación en la parte posterior del cheque con la firma del girador, sin embargo, hay otros bancos que exigen que se cambie el cheque.
Acción cambiaria
Esto hace referencia a que el tenedor del título si llega a ser necesario puede cumplir los derechos a los cuales tiene alcance mediante un organismo judicial, por ejemplo mediante una demanda.
✅ Prescripción en los títulos valores
La prescripción hace referencia al tiempo en el cual tiene validez la acción cambiaria si se llega a pasar de este lapso de tiempo el tenedor del título no puede llegar a realizar ninguna acción judicial.
Prescripción de acuerdo al título
Para los vales: La prescripción de las acciones en contra del librador se presentan cuatro años contando desde la fecha del vencimiento. En el caso de acciones contra los endosantes y avalistas si tiene un año contando desde la fecha de vencimiento. Prescripción de las acciones con respecto a la persona que realizó el pago versus los obligados cuentan con seis meses desde el día en que se realizó el pago o desde el día en que se notificó la demanda.
Para letras de cambio: Contra el girador son tres años que se contabilizan desde el vencimiento de la letra. Contra el librador, endosantes y avalistas un año que se contabilizan desde la fecha del protesto por falta de pago. Contra los demás obligados seis meses desde que se pagó o se notificó.
Cheques: Contra el librador, endosantes y alista 6 meses. Contra los demás obligados son 6 meses.
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